Vad du bör tänka på vid val av avtalslösning
Funderar du på att börja hantera avtal helt digitalt? Dina egna, eller kanske företagets?
Här ger vi några tips som kan vara till hjälp.
Inledning - tänk igenom hur du ingår dina avtal
Vi ingår avtal ofta, både som privatpersoner och i våra yrkesroller. Många gånger är själva avtalet av så ringa värde eller giltigt under så kort tid att vi inte bryr oss om det.
Några exempel på avtalssituationer:
• Att köpa en glass en varm sommardag innebär att du ingår ett avtal med glassförsäljaren. Kvittot känns kanske mindre viktigt. En eventuell reklamation av varan lär ändå ske inom någon minut.
• Går du till elektronikhandeln och köper dig en mobiltelefon vill du hålla redo på kvittot. Konsumentköplagen gäller och reglerar skyldigheter för handlaren under 3 år. Troligtvis finns det även garantier från mobiltelefontillverkaren som gäller under ett eller ett par år. Detta är en del av avtalet som ingås, även om det vanligtvis inte dokumenteras på kvittot. Kvittot är i det här sammanhanget mer av ett bevis på att avtal slutits gällande bl.a. vara, tidpunkt och pris.
• Köper du telefonen till företaget är det lite mer att hålla reda på. Fakturan (dvs kvittot) ska bokföras och leva sitt liv där. Samtidigt bör företaget hålla reda på avtalet som fakturan representerar. Det finns leverantörsgarantier som kan behövas vid senare tillfällen.
• Avtal ingås i olika former. I exemplet med mobiltelefonen är det kanske bara ett A4-papper eller en faktura i en PDF – samt förpliktelser som regleras även om de inte är dokumenterade. Glassköpet var muntligt. Tecknar ditt företag försäkringslösningar spänner avtalet över många sidor text. Och sannolikt flera olika dokument, eller bilagor. Det skrivna avtalet och det muntliga är kanske de vanligaste formerna. Video och framför allt ljudupptagning är såklart inget nytt men mer branschspecifikt.
• Verkligheten bjuder på en blandning av pappersavtal, elektroniska dokument och i förekommande fall annan media. Samlat eller uppdelat på flera delar. Även över tid om vi beaktar avropsavtal, tilläggsavtal etc.
Önskemålet är att kunna hantera alla avtal via datorn eller telefonen. Söka, sortera, sätta larm och ta ut rapporter. Framförallt för företag men också för privatpersoner.
Kartlägg vilka flöden av avtal som finns
Ett bra sätt att skaffa en överblick över företagets avtal är att titta på inkommande (IN) och utgående (UT) flöden av avtal.
• Sannolikt köper alla avdelningar inom ditt företag varor eller tjänster. De är därmed möjliga kanaler för inkommande leverantörsavtal. Personalavdelningen köper försäkringslösningar (IN) och genererar anställningsavtal (UT). Sälj och leverans skapar säljrelaterade avtal (UT) och köper in material och CRM-tjänster (IN). Ekonomiavdelningen köper in redovisningskonsulter (IN).
• Kartlägg i vilka format avtal sparas. Personliga mejlboxar, posthantering, papper och leverantörs-web-portaler är vanliga källor. En konsekvent avtalshantering kräver att avtalsinformation som hör till ett och samma avtal går att hålla reda på. Innan du börjar titta på avtalssystem bör du få klart för dig vilka avtalsformat som skall kunna hanteras.
Bestäm hur avtalen skall registreras
Är det bäst att registrera avtalen centraliserat, decentraliserat eller en mix? Med registrering av avtal menas registrering i ett avtalssystem eller hur man på annat sätt håller reda på att avtalet ifråga existerar och vilken status det har. Registrering kan göras på många olika sätt. Nedan listas några alternativ och dess för- och nackdelar.
• Tekniken tillåter en helt decentraliserad hantering där den som triggar ett avtal i någon form även ska registrera det. Argument för den här lösningen är att kunskapen om avtalet sannolikt är störst närmast “källan”. Samtidigt är det sällsynt att personal efterfrågar mer administrativa sysslor för att fylla sin arbetsdag. Risken är att avtalen inte registreras i tid. Brist på tid, kunskap eller skanner är några skäl.
• En centraliserat hantering är också tekniskt rimlig. Ett utpekad grupp anställda säkerställer att avtalen registreras i valt system. Fördelarna är såklart att kunskap om processer och hur avtal ska registreras är lättare att administrera. Likaså tillgång till skanner. Samtidigt kan det vara lite svårare att fånga upp data som är unikt för just avtalet, dvs baserat på den information som bara källan till avtalet har.
• Vi föreslår att du söker en hybrid, förutsatt att det finns tekniskt stöd i den avtalslösning som du väljer. Med stöd för arbetsflöden kan du säkerställa att avtalen registreras utan dröjsmål, och samtidigt möjliggöra att kompletterande information läggs till efterhand. Fakturan gällande inköp av telefon kanske först bör gå till ekonomi för bokföring. De kan samtidigt lägga in fakturan i avtalssystemet med en markering att köparen får slutföra registreringen.
Lista vilka av företagets processer som påverkar eller påverkas av avtalen
Lista processer både för inkommande och utgående flöden.
• Om t.ex. säljavdelningen har en regel att kundavtal över ett visst belopp kräver någon form av attest – är det då önskvärt att ett sådant godkännande hanteras inom avtalslösningen eller vid sidan av? Det påverkar när ett avtal behöver registreras, och det påverkar också vilka funktioner avtalslösningen ska erbjuda.
• Ett annat exempel är om personalavdelningen har krav på godkännande från närmsta chef innan ett anställningserbjudande skickas ut. Om ett sådant godkännande skall kunna hanteras av avtalssystemet påverkar detta registreringen av avtal.
• För nya leverantörer kan inköpsavdelningen ha krav på att genomföra en kreditupplysning och en leverantörsutvärdering innan avtal får slutas. Om både kreditupplysningen och leverantörsutvärderingen skall kunna genomföras i avtalssystemet kommer registreringen att påverkas och avtalssystemet måste ha funktionalitet för att hantera denna typ av godkännande och utvärdering
Analysera vilka avtalstyper som kräver rapportering eller bevakning
Utgå från de olika avtalstyper ni har. Vilken avtalsinformation används av olika avdelningar i din verksamhet? Kanske skall timpriset för ett konsultavtal användas vid fakturering och samma konsultavtal förlängas regelbundet. Hur hanteras rapportering och bevakning för detta?
• Leverantörsavtal som löper ut, eller rullar med regelbunden förnyelse - hur vill ni bevaka dessa? En missad förlängning eller förnyelse kan medföra kostnader för ditt företag.
• Kundavtal som medför åtagande eller riskexponering – finns det rapportering eller bevakning att lösa?
• Provanställningar som förvandlas till tillsvidareanställning om inget aktivt beslut tas inom 6 månader. Att kunna sätta en bevakning på datum med automatisk påminnelse en tid innan beslutet måste tas underlättar för ansvarig chef.
Skapa en plan för åtkomst och säkerhet
Åtkomst och säkerhet är grundläggande för en effektiv och säker hantering av avtal. Det kan också vara avgörande för vilket avtalssystem som skall användas. Att personer och grupper endast har tillgång till en delmängd avtal minskar "bruset", dvs att de manuellt behöver filtrera bort ointressanta avtal. Detta är förstås bra för effektiviteten. Samtidigt ökar säkerheten, dvs att hålla känslig avtalsinformation konfidentiell.
• Den enkla lösningen är naturligtvis att alla inom ditt företag har obegränsad tillgång. Och om det bara är några få personer som berörs är kan det vara en bra lösning. Säkerhet medför administration och kräver löpande underhåll.
• Vanligast är dock att det finns behov av att reglera åtkomst. Anställningsavtal stannar inom personalavdelningen, endast företagsledning och styrelse har tillgång till vissa strategiska leverantörsavtal, säljchefen kan se alla säljavtal med respektive säljare ser bara sina egna avtal. Varje organisation har sina egna önskemål och krav.
Avvägningen mellan säkerhet och åtkomst kan vara svår. Det är inte heller ovanligt att denna ändras med tiden. När du väljer avtalssystem bör du ta med detta i kravbilden.
Redo för nästa steg?
Kartläggningen enligt ovan kan för mindre företag ta mindre än 1 dag. För större företag är det förstås en mer omfattande uppgift.
Vill du kontakta oss för mer information? Mejla frågor till sales@avtalsbanken.se eller fyll i dina uppgifter i kontaktformuläret så tar vi kontakt.Visa mig mer
Vill du ha hjälp att göra kartläggningen? Kontakta oss på Avtalsbanken. Visa mig mer