Lösningar

De flesta företag känner till att reglerna i GDPR omfattar alla typer av personlig information som sparas. Detta gäller också personuppgifter i avtal, dvs avtal som sparats av exempelvis bokföringsskäl eller för att kunna hitta avtalsinformation om kunder eller leverantörer.

Avtal finns ofta sparade digitalt, men GDPR tar inte hänsyn till hur avtalen är sparade utan gäller oavsett. Det blir då viktigt för företag att känna till dels hur avtal finns sparade, dels vilka personuppgifter som finns i avtalsdokumenten.

Några exempel på hur avtal sparas är inskannade avtal som sparats som ”bildfiler”, med eller utan tillhörande avtalsdata i textformat som gör avtalsinnehåll sökbart. Problemområdet vi kommer beröra i denna artikel berör dig som har skannat in dina avtal som bildfiler men som inte har stenkoll på exakt vilka personuppgifter som finns i varje avtal/bildfil.

Fackförbundet Unionen har publicerat en mall för ett korrekt anställningsavtal på sin hemsida (https://www.unionen.se/filer/blankett/mallar-anstallningsavtal). Avtalet kan laddas ned som en PDF från Unionens hemsida och sedan fyllas i och sparas lokalt på din egen dator. Därefter kan man antingen skriva ut det ifyllda avtalet på papper och få det signerat manuellt eller utnyttja någon webbtjänst för att få avtalet e-signerat.

I Avtalsbanken kan arbetsgivare istället hantera detta anställningsavtal ”helt digitalt”. Vad menas egentligen med uttrycket ”helt digitalt”? En av de viktigaste punkterna är att avtalet hanteras i ett och samma system hela vägen från avtalsutkast tills dess avtalet inte längre behöver sparas längre, dvs det kan arkiveras. Av redovisningsskäl måste företag spara avtal som bokföringsmaterial i ett visst antal år.

I ljuset av GDPR och de hårda krav som ställs på personuppgiftsansvariga att hålla kontroll på (arbetstagares) känsliga personuppgifter är det en stor fördel med en central databas där alla personuppgifter i avtal kan hittas. Företag slipper ha känsliga personuppgifter sparade på olika personers lokala datorer. I Avtalsbanken sparas alla avtalsuppgifter på ett säkert sätt i en molntjänst

Avtal i Avtalsbanken hanteras i kontrollerade arbetsflöden. Detta gör att man kan vara säker på att alla som jobbar med anställningsavtal inom exempelvis ett företag gör på samma sätt vid varje anställning. Exempelvis att man alltid fyller i hemadress och ett giltigt personnummer. I arbetsflödet görs automatiskt en kontroll av att all obligatorisk information verkligen fyllts i innan anställningsavtalet skickas ut för granskning och accept av arbetstagaren.

Arbetstagaren kan välja att acceptera avtalet via e-signering eller via signatur på papper. Vilka signeringsmetoder som arbetstagaren skall kunna använda bestäms av arbetsgivaren. När avtalet är accepterat av arbetstagaren gäller det för arbetsgivaren att agera enligt de avtalsvillkor som överenskommits. Exempel är förstås lön och antal semesterdagar, men även sådana avtalsvillkor som provanställning under en viss period förekommer här. Man kan tycka att denna del är enkel, men faktum är att det inte är ovanligt med mycket manuell hantering för att få detta att fungera rätt. Hur många företag har idag en bevakning på när provanställningar upphör? Detta och mycket mer finns med i Avtalsbankens molntjänst.

Nu till en mer praktisk beskrivning av hur arbetsgivaren fyller i Unionens anställningsavtal i Avtalsbanken och får det signerat av arbetstagaren. Arbetsgivare som vill använda avtalsmallen börjar läsa på steg 1, arbetstagare på steg 6.

Redo att hantera dina avtal digitalt? Här ger vi tips hur du kan börja arbeta helt digitalt med dina avtal.

Vi kikar dels på vad molnbaserade fil-lagringstjänster kan lösa, dels vad en avtalstjänst ger dig om du väljer den vägen. Texten riktar sig främst till dig som företagare och läser du detta som privatperson får du filtrera bort det som är företagsspecifikt.

Det finns en mängd olika fil-lagringstjänster och sannolikt har du redan bekantat dig med några av dem. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox och Apple iCloud är exempel. Tjänsterna erbjuds till både privatpersoner och företag - där företagsvarianterna har fler funktioner. Samma gäller marknaden för molnbaserade avtalstjänster.

Vilka alternativ finns idag för att få accept från avtalsparterna på ett avtal? Hur samlar du effektivt in accept – eller signeringar som många säger - från en eller flera mottagare för ett visst dokument?

Många företag, organisationer och privatpersoner i Sverige har stött på e-signering i någon form. Vilka varianter finns, hur giltiga är de och vad är en e-underskrift?

Denna artikel går igenom en del av bakgrunden och ger dig information som förhoppningsvis hjälper dig hitta mer rätt i signeringsdjungeln.

Funderar du på att börja hantera avtal helt digitalt? Dina egna, eller kanske företagets?

Här ger vi några tips som kan vara till hjälp.

Ett enkelt sätt att att komma igång med att använda digitala kundavtal är att använda sig av Avtalsbankens molntjänst för professionella avtal. Förutom tillgång till allt som behövs för att hantera alla avtal i molnet finns det färdiga avtalsmallar att använda för olika ändamål.

I denna genomgång går vi igenom steg för steg hur ett kundavtal avsett för städtjänster till privatpersoner, kan användas i Avtalsbanken. Från ifyllnad av avtalsutkast till e-signering och framtagande av rapporter.

I Avtalsbankens färdiga avtalsmall B2C städavtal med ROT/RUT finns fullt stöd för att fånga upp kundens önskemål om exakt vilka städaktiviteter som skall utföras. ROT/RUT-avdrag beräknas automatiskt för varje städaktivitet och man kan till och med ange vilka personer som skall dela på ROT/RUT-avdraget, vilket är till stor nytta när det är dags för fakturering.

Den moderna avtalspärmen är digital, smart och hjälper dig att förstå vilken information som finns i företagets avtal. Vilka frågor måste ditt företag ställa och vilken kartläggning bör göras för att kunna börja använda en modern, digital avtalshantering?

Här går vi igenom hur du kan kartlägga vilka behov ditt företag har och vad du behöver tänka igenom för att kunna ersätta avtalspärmen med ett digitalt alternativ.

Hur skall digitala avtalsmallar för fastighetsservice vara utformade för att kunna teckna avtal helt digitalt med kunderna?

Fastighetsservice är ett mycket brett område. Det kan omfatta allt ifrån trädgårdsarbete, hantverksarbeten i lägenheter och villor eller service på fastigheter i bostadsrättsföreningar. Branschen levererar tjänster till privatpersoner, företag, stat och kommun.

Avtalen du ingår med dina kunder bör lista vad ni kommer överens om:

• VAD skall göras? Dvs vilka aktiviteter som skall utföras. Detta omfattar också ofta en uppskattning av materialåtgång. Ett exempel är att en elinstallatör installerar en ny kontakt i en lägenhet.

• NÄR skall arbetet utföras? Ibland skall arbetet utföras vid flera olika tillfällen. Finns villkor för att jobbet skall kunna utföras? Exempelvis kunden skall plocka undan möbler i sin lägenhet.

• HUR mycket kostar det? Här bör du också lista eventuella ROT/RUT-avdrag som kunden vill utnyttja.

• VILKA villkor gäller. Exempelvis betalningsvillkor, garantier och standardklausuler.

Vad, när och hur är skiljer sig för varje uppdrag och är såklart väsentlig information för hur du ska kunna planera och genomföra uppdraget. Ett avtalssystem som stödjer branschanpassade avtalsmallar ger dig möjligheten att enkelt ta plocka fram relevant information ur avtalet helt automatiskt. Exempelvis till resursplanering, arbetsorder och faktureringsunderlag. Jobbar du i en större verksamhet kanske ni har IT-system för just detta. Kika i så fall på hur en avtalslösning kan utbyta data med kringliggande system.

Sannolikt kommer du långt med avtalssystemets egna rapportfunktioner. Exempel är rapporter för fakturering, arbetsorder och besiktningsprotokoll.

Nedan en del punkter att gå igenom för dig som jobbar inom fastighetsservice och som funderar på att använda digitala avtal.

Avtalsansvariga ser till att företagets alla avtal och tillhörande dokument hålls i god ordning och att avtalsinnehåll finns tillgängligt så att verksamheten kan få nytta av den.

Ett okomplicerat påstående som kan ses som en självklarhet. Samtidigt döljer orden “god ordning” och “tillgängligt” en hel del komplexitet. Ett exempel när avtalspärmar används visar på en del av problemen. Med avtalspärmar följer god ordning dels i att avtal faktiskt sätts in i pärmen, samt att de klassificeras enlig något register. HR-avdelningen kanske sorterar anställningsavtal utifrån efternamn, medan ekonomichefen sorterar in leverantörsavtalen efter organisationsnummer. Anteckningar och kom-i-håg bifogas respektive avtal. Detta kan ses som att ”märka upp” eller hålla ordning på information man bedömer vara relevant, alltså extra viktig, av någon anledning. Detta är en god ordning anpassad utifrån avtalstyp. Tyvärr ser den olika ut i olika delar av ett företag.

Tillgänglighet innebär att verksamheten enkelt och utan fördröjning kan ta fram relevant avtalsinformation, samtidigt som obehöriga nekas åtkomst. Från exempelvis leverantörsavtalet på ekonomichefens kontor.

En investering i god ordning för hela företaget betalar sig i bättre tillgänglighet. Det gäller både för avtalspärmen och den digitala avtalslösningen. Här beskriver vi hur Artificiell Intelligens (AI) kan hjälpa dig att hålla god ordning och förbättra tillgängligheten.

Hur kan ditt städföretag bli snabbare på att ta fram avtalsförslag som kan e-signeras av kund och utifrån det signerade avtalsdokumentet enkelt få fram hur leveransen skall göras?

E-signering är snabbt och praktiskt för alla parter. Din kund slipper skriva ut på papper, signera för hand och skicka in via post. Ditt företag får en enklare administrativ hantering. Fler och fler städföretag använder molntjänster där avtalsdokument i form av en färdigifylld PDF kan laddas upp och e-signeras av kund. Denna typ av e-signeringstjänster löser avtalsaccepten från kund helt digitalt.

Samtidigt vet du att vägen till en bra leverans kräver många fler steg. Avtalsvillkoren i avtalsdokumentet beskriver hur leveransen skall göras. När väl kunden signerat skall avtalsinformation vidare till de personer inom ditt företag som ansvarar för leveransen. Vad är det egentligen ditt företag har överenskommit med kunden? När skall städtjänsten levereras? Till vilket pris? Vilka villkor gäller? För att hålla reda på denna information används ofta en mix av olika IT-lösningar, handpåläggning och en önskan av bättre stöd för att underlätta arbetet både före och efter signering.

Hur kan ditt städföretag behålla möjligheten till e-signering och samtidigt minska antal steg som krävs till en bra leverans?

Digitala avtalsmallar anpassade för städtjänster är lösningen. Moderna avtalstjänster ger ett brett stöd för hantering och ifyllnad av mallar direkt i webbläsaren.

I denna artikel listar vi det som är viktigt att tänka på för dig som funderar på att prova.

Städföretag som säljer RUT-tjänster till privatpersoner känner till de praktiska problem som uppstår när man skall förklara för kunderna hur RUT-avdraget räknats fram och ett avtal som redovisar RUT-avdraget skall tas fram. Många gånger räknas RUT-avdraget fram i ett fristående kalkylark vilket leder till att uppgifterna blir svåra att redovisa till en kund som vill ha mer detaljer. Städbolag riskerar också att avtalsansvariga räknar fram RUT-avdrag på olika sätt och inte använder Skatteverkets senast uppdaterade regelverk.

Fler och fler städföretag använder redan molntjänster där avtalsdokument i form av en färdigifylld PDF kan laddas upp och e-signeras av en kund. Detta har många fördelar i sig, men löser inte problemet med RUT-hanteringen.

Nedan en praktisk guide till hur ett digitalt avtal för städtjänster, speciellt anpassat för RUT mot privatpersoner, hanteras av avtalsansvariga på ett städbolag. Vi går igenom hur inbyggda funktioner för att fylla i - och automatiskt beräkna - RUT-avdrag, förenklar för avtalsansvariga och resulterar i ett tydligt avtalsdokument till kunden. Avtalet hanteras digitalt i alla steg från utkast till e-signering och avtalet sparas automatiskt i ett digitalt arkiv för avtalshantering.