Lösningar

7 steg till digital avtalshantering

En man sitter framför en datorskärm där han jobbar med digital avtalshantering och kan hantera, signera och bevaka avtal.

Redo att hantera dina avtal digitalt? Här ger vi tips hur du kan börja arbeta helt digitalt med dina avtal.

Vi kikar dels på vad molnbaserade fil-lagringstjänster kan lösa, dels vad en avtalstjänst ger dig om du väljer den vägen. Texten riktar sig främst till dig som företagare och läser du detta som privatperson får du filtrera bort det som är företagsspecifikt.

Det finns en mängd olika fil-lagringstjänster och sannolikt har du redan bekantat dig med några av dem. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox och Apple iCloud är exempel. Tjänsterna erbjuds till både privatpersoner och företag - där företagsvarianterna har fler funktioner. Samma gäller marknaden för molnbaserade avtalstjänster.

Visa mig mer

Hur du kommer igång med digital accept och signering av avtal

2 avtalsparter som använder varsin dator kan komma överens om ett avtal helt digitalt genom att använda olika metoder för digital accept och signering av avtal.

Vilka alternativ finns idag för att få accept från avtalsparterna på ett avtal? Hur samlar du effektivt in accept – eller signeringar som många säger - från en eller flera mottagare för ett visst dokument?

Många företag, organisationer och privatpersoner i Sverige har stött på e-signering i någon form. Vilka varianter finns, hur giltiga är de och vad är en e-underskrift?

Denna artikel går igenom en del av bakgrunden och ger dig information som förhoppningsvis hjälper dig hitta mer rätt i signeringsdjungeln.

Visa mig mer

Vad du bör tänka på vid val av avtalslösning

Denna artikel kan ge dig insikter om vad du bör tänka på vid val av avtalslösning för digital hantering av avtal vilket symboliseras av en lysande lampa i ett moln

Funderar du på att börja hantera avtal helt digitalt? Dina egna, eller kanske företagets?

Här ger vi några tips som kan vara till hjälp.

Visa mig mer

Så här använder du avtalsmallen 'Privat. Städavtal med ROT/RUT'

Youtube
Videon visar ifyllnad och en del av innehållet i avtalsmallen 'Privat. Städavtal med ROT/RUT'

Ett enkelt sätt att att komma igång med att använda digitala kundavtal är att använda sig av Avtalsbankens molntjänst för professionella avtal. Förutom tillgång till allt som behövs för att hantera alla avtal i molnet finns det färdiga avtalsmallar att använda för olika ändamål.

I denna genomgång går vi igenom steg för steg hur ett kundavtal avsett för städtjänster till privatpersoner, kan användas i Avtalsbanken. Från ifyllnad av avtalsutkast till e-signering och framtagande av rapporter.

I Avtalsbankens färdiga avtalsmall B2C städavtal med ROT/RUT finns fullt stöd för att fånga upp kundens önskemål om exakt vilka städaktiviteter som skall utföras. ROT/RUT-avdrag beräknas automatiskt för varje städaktivitet och man kan till och med ange vilka personer som skall dela på ROT/RUT-avdraget, vilket är till stor nytta när det är dags för fakturering.

Visa mig mer

Hur företag kan ersätta avtalspärmen med digital avtalshantering

Att spara alla de avtal man tecknar med olika avtalsparter är viktigt och många företag sparar utskrivna pappersavtal i avtalspärmar sorterade på vilket år avtalet ingicks.

Den moderna avtalspärmen är digital, smart och hjälper dig att förstå vilken information som finns i företagets avtal. Vilka frågor måste ditt företag ställa och vilken kartläggning bör göras för att kunna börja använda en modern, digital avtalshantering?

Här går vi igenom hur du kan kartlägga vilka behov ditt företag har och vad du behöver tänka igenom för att kunna ersätta avtalspärmen med ett digitalt alternativ.

Visa mig mer

Hur digitala avtalsmallar ger förbättrad fastighetsservice

Fastighetsskötare som utför arbetsuppgifter baserade på uppgifter som hämtats direkt från innehållet i ett digitalt avtal har större möjligheter att göra rätt saker

Hur skall digitala avtalsmallar för fastighetsservice vara utformade för att kunna teckna avtal helt digitalt med kunderna?

Fastighetsservice är ett mycket brett område. Det kan omfatta allt ifrån trädgårdsarbete, hantverksarbeten i lägenheter och villor eller service på fastigheter i bostadsrättsföreningar. Branschen levererar tjänster till privatpersoner, företag, stat och kommun.

Avtalen du ingår med dina kunder bör lista vad ni kommer överens om:

• VAD skall göras? Dvs vilka aktiviteter som skall utföras. Detta omfattar också ofta en uppskattning av materialåtgång. Ett exempel är att en elinstallatör installerar en ny kontakt i en lägenhet.

• NÄR skall arbetet utföras? Ibland skall arbetet utföras vid flera olika tillfällen. Finns villkor för att jobbet skall kunna utföras? Exempelvis kunden skall plocka undan möbler i sin lägenhet.

• HUR mycket kostar det? Här bör du också lista eventuella ROT/RUT-avdrag som kunden vill utnyttja.

• VILKA villkor gäller. Exempelvis betalningsvillkor, garantier och standardklausuler.

Vad, när och hur är skiljer sig för varje uppdrag och är såklart väsentlig information för hur du ska kunna planera och genomföra uppdraget. Ett avtalssystem som stödjer branschanpassade avtalsmallar ger dig möjligheten att enkelt ta plocka fram relevant information ur avtalet helt automatiskt. Exempelvis till resursplanering, arbetsorder och faktureringsunderlag. Jobbar du i en större verksamhet kanske ni har IT-system för just detta. Kika i så fall på hur en avtalslösning kan utbyta data med kringliggande system.

Sannolikt kommer du långt med avtalssystemets egna rapportfunktioner. Exempel är rapporter för fakturering, arbetsorder och besiktningsprotokoll.

Nedan en del punkter att gå igenom för dig som jobbar inom fastighetsservice och som funderar på att använda digitala avtal.

Visa mig mer

Hur AI-assisterad texttolkning förenklar din avtalshantering

Programvara för texttolkning (också kallat OCR) blir bättre och smartare, när artificiell intelligens (AI) används för att tolka texten i digitala avtal.

Avtalsansvariga ser till att företagets alla avtal och tillhörande dokument hålls i god ordning och att avtalsinnehåll finns tillgängligt så att verksamheten kan få nytta av den.

Ett okomplicerat påstående som kan ses som en självklarhet. Samtidigt döljer orden “god ordning” och “tillgängligt” en hel del komplexitet. Ett exempel när avtalspärmar används visar på en del av problemen. Med avtalspärmar följer god ordning dels i att avtal faktiskt sätts in i pärmen, samt att de klassificeras enlig något register. HR-avdelningen kanske sorterar anställningsavtal utifrån efternamn, medan ekonomichefen sorterar in leverantörsavtalen efter organisationsnummer. Anteckningar och kom-i-håg bifogas respektive avtal. Detta kan ses som att ”märka upp” eller hålla ordning på information man bedömer vara relevant, alltså extra viktig, av någon anledning. Detta är en god ordning anpassad utifrån avtalstyp. Tyvärr ser den olika ut i olika delar av ett företag.

Tillgänglighet innebär att verksamheten enkelt och utan fördröjning kan ta fram relevant avtalsinformation, samtidigt som obehöriga nekas åtkomst. Från exempelvis leverantörsavtalet på ekonomichefens kontor.

En investering i god ordning för hela företaget betalar sig i bättre tillgänglighet. Det gäller både för avtalspärmen och den digitala avtalslösningen. Här beskriver vi hur Artificiell Intelligens (AI) kan hjälpa dig att hålla god ordning och förbättra tillgängligheten.

Visa mig mer

Digitala avtalsmallar i städbranschen

Kundavtal, leverantörsavtal och andra avtalstyper förekommer idag i olika former exempelvis e-signerade avtal, pappersavtal och avtal i e-post. Avtalshanteringen sker i olika typer av enheter såsom mobil, dator eller i en enhet för skanning av pappersavtal.

Hur kan ditt städföretag bli snabbare på att ta fram avtalsförslag som kan e-signeras av kund och utifrån det signerade avtalsdokumentet enkelt få fram hur leveransen skall göras?

E-signering är snabbt och praktiskt för alla parter. Din kund slipper skriva ut på papper, signera för hand och skicka in via post. Ditt företag får en enklare administrativ hantering. Fler och fler städföretag använder molntjänster där avtalsdokument i form av en färdigifylld PDF kan laddas upp och e-signeras av kund. Denna typ av e-signeringstjänster löser avtalsaccepten från kund helt digitalt.

Samtidigt vet du att vägen till en bra leverans kräver många fler steg. Avtalsvillkoren i avtalsdokumentet beskriver hur leveransen skall göras. När väl kunden signerat skall avtalsinformation vidare till de personer inom ditt företag som ansvarar för leveransen. Vad är det egentligen ditt företag har överenskommit med kunden? När skall städtjänsten levereras? Till vilket pris? Vilka villkor gäller? För att hålla reda på denna information används ofta en mix av olika IT-lösningar, handpåläggning och en önskan av bättre stöd för att underlätta arbetet både före och efter signering.

Hur kan ditt städföretag behålla möjligheten till e-signering och samtidigt minska antal steg som krävs till en bra leverans?

Digitala avtalsmallar anpassade för städtjänster är lösningen. Moderna avtalstjänster ger ett brett stöd för hantering och ifyllnad av mallar direkt i webbläsaren.

I denna artikel listar vi det som är viktigt att tänka på för dig som funderar på att prova.

Visa mig mer

Hur digitala avtalsmallar för RUT-tjänster förenklar för städbolag

Youtube
Videon visar hur en användare gör en automatisk beräkning av RUT-avdrag i digital avtalsmall

Städföretag som säljer RUT-tjänster till privatpersoner känner till de praktiska problem som uppstår när man skall förklara för kunderna hur RUT-avdraget räknats fram och ett avtal som redovisar RUT-avdraget skall tas fram. Många gånger räknas RUT-avdraget fram i ett fristående kalkylark vilket leder till att uppgifterna blir svåra att redovisa till en kund som vill ha mer detaljer. Städbolag riskerar också att avtalsansvariga räknar fram RUT-avdrag på olika sätt och inte använder Skatteverkets senast uppdaterade regelverk.

Fler och fler städföretag använder redan molntjänster där avtalsdokument i form av en färdigifylld PDF kan laddas upp och e-signeras av en kund. Detta har många fördelar i sig, men löser inte problemet med RUT-hanteringen.

Nedan en praktisk guide till hur ett digitalt avtal för städtjänster, speciellt anpassat för RUT mot privatpersoner, hanteras av avtalsansvariga på ett städbolag. Vi går igenom hur inbyggda funktioner för att fylla i - och automatiskt beräkna - RUT-avdrag, förenklar för avtalsansvariga och resulterar i ett tydligt avtalsdokument till kunden. Avtalet hanteras digitalt i alla steg från utkast till e-signering och avtalet sparas automatiskt i ett digitalt arkiv för avtalshantering.

Visa mig mer