Hur företag kan ersätta avtalspärmen med digital avtalshantering

Vilka avtal har ditt företag idag? Utgå från er verksamhet och kartlägg ditt företags alla avtal genom att dela upp ”elefanten” i mindre – mer hanterbara – delar.

Svensk avtalsrätt tillåter, med några undantag, att avtal ingås formlöst. Är du och din avtalspart överens och uttrycker detta till varandra kan ett avtal anses vara ingått. Formlöst innebär att det inte ställs krav på hur detta kommuniceras. Muntligt, på papper, via chatt, sociala media etc.

Var sparas ditt företags avtal och överenskommelser idag? Hur, dvs i vilken form, sparas avtalen?

Information som sparas tillsammans med själva avtalsdokumentet kallas ibland för metadata eller kompletterande avtalsinformation. En analogi är post-it-lappen på pappersavtalet.

Metadata är kopplat till avtalsdokumentet men är inte en del av själva avtalet mellan avtalsparterna. Metadata kan komma från många olika källor på ditt företag. Alltifrån enskilda personer som har kompletterande information i mejl, till information som finns sparad i indexfiler från en skanningsleverantör.

Du behöver varken mata in eller identifiera metadata innan du börjar hantera dina avtal i ett avtalsarkiv. Ett modern system bör tillåta att du gör detta i efterhand, vilket ger flexibilitet kring arbetsordningen för införande. Några exempel på metadata:

Den moderna avtalspärmen ska kunna hantera ditt företags avtal både före, under och efter giltighetstiden. En alternativ beskrivning är att avtalet ska kunna hanteras under hela livscykeln.

Att hantera avtal innebär att kunna ändra avtalsägare, ändra i metadata, styra vilken status avtalet befinner sig i för närvarande och följa upp vilka transaktioner som genomförts för ett avtal. Lika viktigt är att avtalsinnehåll och metadata är tillgängligt för rätt personer i ditt företag.

Vi bryter ned detta till några punkter:

Avtal kommer i många olika former och alla ska naturligtvis kunna läggas till i den digitala avtalspärmen. I den pappersbaserade avtalspärmen finns kanske ett system för att katalogisera avtal. Det kan vara efter namn, typ av avtal eller kanske sorterat i kronologisk ordning. För att säkerställa att kategoriseringen hålls intakt kanske det finns begränsningar för vem som får lägga till nya avtal.

I den digital avtalspärmen finns det betydligt större möjligheter och nedan finns listat frågor du bör ställa dig för att förstå behovet.

Ditt digitala arkiv kan ge en mängd fördelar jämfört med papperspärmen. En av de stora skillnaderna ligger i hur du kan söka efter information och sätta upp bevakningar.

Att generera en rapport innebär att man från avtalsdokument och sparad metadata kan sammanställa information som skall användas i ett visst syfte eller av en viss organisationsdel i ditt företag. Ett enkelt exempel är att kunna få fram en lista över alla projektaktiviteter från ett projektavtal.

För att kunna generera bra rapporter behövs data. Ofta från flera olika IT-system. Det finns försvinnande få företag där alla IT-system är integrerade med varandra och data flyter utan mänsklig inblandning. Även om integration är något som du eftersträvar så är verkligheten ofta en kompromiss. Då är det väsentligt att berörda system kan exportera data på ett bra sätt - och för avtalssystem innebär det såklart både avtalsinnehåll och eventuell metadata.

Många företag och organisationer vill ersätta sin pappersbaserade avtalspärm med ett digitalt alternativ. Med rätt förberedelser kommer du kunna formulera krav och utvärdera avtalslösningar baserat på vad ditt företag behöver.

Ett modernt system för avtalshantering ersätter inte bara avtalspärmen utan ger dig mycket större möjligheter att få nytta av avtalsinformation ute i ditt företags olika verksamheter. Det ger dig också möjlighet att utveckla ditt företag och skapa innovativa lösningar när pappret försvinner.