Hur digitala avtalsmallar ger förbättrad fastighetsservice

Fastighetsskötare som utför arbetsuppgifter baserade på uppgifter som hämtats direkt från innehållet i ett digitalt avtal har större möjligheter att göra rätt saker — Fastighetsskötare utför en mängd olika arbetsuppgifter

Hur skall digitala avtalsmallar för fastighetsservice vara utformade för att kunna teckna avtal helt digitalt med kunderna?

Fastighetsservice är ett mycket brett område. Det kan omfatta allt ifrån trädgårdsarbete, hantverksarbeten i lägenheter och villor eller service på fastigheter i bostadsrättsföreningar. Branschen levererar tjänster till privatpersoner, företag, stat och kommun.

Avtalen du ingår med dina kunder bör lista vad ni kommer överens om:

• VAD skall göras? Dvs vilka aktiviteter som skall utföras. Detta omfattar också ofta en uppskattning av materialåtgång. Ett exempel är att en elinstallatör installerar en ny kontakt i en lägenhet.

• NÄR skall arbetet utföras? Ibland skall arbetet utföras vid flera olika tillfällen. Finns villkor för att jobbet skall kunna utföras? Exempelvis kunden skall plocka undan möbler i sin lägenhet.

• HUR mycket kostar det? Här bör du också lista eventuella ROT/RUT-avdrag som kunden vill utnyttja.

• VILKA villkor gäller. Exempelvis betalningsvillkor, garantier och standardklausuler.

Vad, när och hur är skiljer sig för varje uppdrag och är såklart väsentlig information för hur du ska kunna planera och genomföra uppdraget. Ett avtalssystem som stödjer branschanpassade avtalsmallar ger dig möjligheten att enkelt ta plocka fram relevant information ur avtalet helt automatiskt. Exempelvis till resursplanering, arbetsorder och faktureringsunderlag. Jobbar du i en större verksamhet kanske ni har IT-system för just detta. Kika i så fall på hur en avtalslösning kan utbyta data med kringliggande system.

Sannolikt kommer du långt med avtalssystemets egna rapportfunktioner. Exempel är rapporter för fakturering, arbetsorder och besiktningsprotokoll.

Nedan en del punkter att gå igenom för dig som jobbar inom fastighetsservice och som funderar på att använda digitala avtal.

Vad är en ”digital avtalsmall”?

Sannolikt arbetar du med mallar redan idag. Och självklart är de anpassade för fastighetsservice. Kanske är mallarna kalkylark eller dokument i ordbehandlaren. Det kan även finns flera olika dokument som behöver användas tillsammans för att kunna få fram ett avtalsdokument.

Ett annat alternativ är att du använder en avtalstjänst där du både kan skapa avtalsutkast utifrån mallar och fylla i dem. Om det i avtalstjänsten finns färdiga mallar som är anpassade för fastighetsservice är mycket vunnet. Vi kommer beröra det längre fram i texten.

Det är inte heller ovanligt att företag kombinerar ovanstående så att avtalsutkast tas fram i ordbehandlare eller kalkylark som sedan hanteras vidare i en avtalstjänst.

Samtliga dessa lösningar använder "digitala avtalsmallar".

Tänk på att en "digital avtalsmall" kan betyda olika saker beroende på vem du frågar. En digital avtalsmall skall på ett enkelt sätt kunna återanvändas för nya avtal som skall tecknas med kunder. Genom att kopiera - eller klona - en digital avtalsmall skapas en exakt kopia som används som avtalsutkast

Gå igenom och lista vilka tjänster ni erbjuder

Jämför sedan era tjänster med de mallar leverantören erbjuder.

Detaljerna är viktiga! Kartlägg tjänsterna ni levererar via samtal med dina medarbetare och dokumentera. Gå igenom den digitala avtalsmallen i detalj själv – eller ta hjälp av en leverantör. Hur anges information om de fastighetsservicetjänster som kunden väljer?

• Fungerar en standardmall, eller kräver din tjänst/produkt anpassning av mallen? Bra mallar ger ett brett stöd för olika data. Det enklaste sättet att finna svaret är att testa mallen. För att standardmallen ska vara relevant måste den kunna hantera “de vanliga” beställningarna. Men hur gör du med undantagen – de som inte passar in i mallen?

• Måste man skriva in tjänsterna manuellt eller kan man använda färdiga listor där man istället väljer tjänster från en lista? Självklart sparar avtalsägaren tid om man kan välja från en lista. Det underlättar också om man vill göra statistik på valda tjänster att ha en lista med standardiserade val av tjänster.

• Mallar är bra eftersom de ofta är förberedda med all information som krävs. Men lika viktigt är att enkelt kunna ta bort - eller dölja information som inte är intressant för kunderna. Hur hanteras borttagning i mallen?

• Jämför era egna tjänster med de som finns i de mallar leverantören erbjuder. Gör en lista på vilka tjänster som saknas. Hur skall dessa läggas till?

Säkerställ att ni ser med egna ögon vilka olika mallar som erbjuds och vilken information som samlas in för varje.

Ange tid och material för uppdraget

När avtalsansvarig samlar in uppgifter om vilken fastighetsskötsel som skall utföras är det viktigt att kunna dokumentera antal timmar och materialkostnader som finns för varje uppgift — Att ange tid och materialkostnader är grunden för att räkna fram ett pris i avtalet

En typisk tjänst inom fastighetsservice omfattar både tid och material. Med tid avses här helt enkelt hur lång tid en viss aktivitet tar. Ett enkelt sätt är att ange detta i antal timmar. Med material avses här en kostnad för material som kunden skall betala för.

• I den digitala avtalsmallen skall ni kunna göra listor över aktiviteter, vilken tid dessa tar (i timmar!) samt eventuell materialkostnad som hör ihop med aktiviteten.

• Aktiviteten kan utföras vid olika tillfällen, det är en stor skillnad mellan timpriset under en storhelg jämfört med en vanlig vardag. Avtalsmallen måste kunna separera mellan dessa fall så att olika timpriser används

• Tid och material för engångsuppdrag och återkommande uppdrag. Det är en stor skillnad att i en och samma mall, separat kunna ange antal timmar och materialkostnad för både engångsuppdrag och återkommande uppdrag. Kunden får en sammanhållen bild över hela uppdraget och får ett (1) avtalsdokument att signera. Mer om engångsuppdrag och återkommande uppdrag längre fram i text

Den digitala avtalsmallen bör ha stöd för att automatiskt räkna fram pris per aktivitet samt totalsummorna. Detta tjänar ni mycket arbetstid på samt att ni kan vara säkra på att uträkningen blir rätt.

Den digitala avtalsmallen "Privat. Aktiviteter ROT/RUT med beräkning" har stöd för att ange uppgifter om tid och materialkostnader för olika aktiviteter — Uppgifter för tid och materialkostnader

En digital avtalsmall från Avtalsbanken med stöd för tid & material.

Erbjuder ni fastighetsservice till privatpersoner?

En flexibel och samtidigt korrekt hantering av ROT- och RUT-avdrag är viktigt att ha stöd för i de digitala avtalsmallarna. Det minimerar risken för fel och missförstånd som är krångliga och tidsödande att åtgärda i efterhand både för kund och leverantör.

• I mallen bör ni kunna lista exakt vilka olika typer av ROT- och RUT-avdrag som kommer att göras och vilka delsummor det handlar om. Kontrollera också om listan kommer med i avtalsdokumentet som kunden får.

• Alla typer av ROT och RUT-tjänster godkänns inte av Skatteverket. Finns det stöd i avtalsmallen för att lista godkända respektive icke godkända ROT och RUT-avdrag? Kunden kan då direkt få en säker siffra på hur stort RUT-avdraget blir.

• ROT/RUT-avdrag kan fördelas mellan olika personer. Det är inte ovanligt att kunder vill kunna göra en fördelning och därmed är det flera personuppgifter som måste samlas in i mallen.

Det är en fördel om ni i den digitala avtalsmallen kan göra en automatisk uträkning av ROT/RUT-avdragen. Detta tjänar ni både arbetstid på samt att ni kan vara säkra på att uträkningen blir rätt – varje gång!

Erbjuder ni engångsuppdrag, återkommande uppdrag eller både och?

Ofta vill man i avtalsdokumentet skilja mellan innehållet i engångsuppdrag och återkommande uppdrag. Dvs kunden kan vilja att olika aktiviteter genomförs som engångsuppdrag respektive återkommande uppdrag. Det är inte heller ovanligt att kunden ändrar sig under det att avtalet gås igenom och mejslas fram.

• Återkommande uppdrag genomförs regelbundet enligt en viss frekvens, ex månadsvis eller kvartalsvis. Fakturering görs dock ofta inte med samma frekvens och prisuträkningen kan bli komplex. Mallen bör ha stöd för att ange alla dessa uppgifter på ett tydligt sätt så att prisuträkningen underlättas.

• Mallen bör stödja att både engångsuppdrag och återkommande uppdrag kan specificeras i samma avtal – så att de redovisas i ett (1) avtalsdokument. Ni riskerar annars att kunden får signera flera avtalsdokument.

• För både engångsuppdrag och återkommande uppdrag bör avtalsmallen vara flexibel nog att tillåta att avtalsansvariga kan göra listor med de aktiviteter som skall utföras. Dessa bör dessutom kunna listas i avtalsdokumentet så att kunden kan se i avtalet hur överenskommelsen såg ut. Det minskar risken för framtida missförstånd och tvist.

Det är en stor fördel om ni i den digitala avtalsmallen kan göra en automatisk uträkning av delsummor för engångsuppdrag respektive återkommande uppdrag.

Erbjuder ni fastighetsservice till företag eller organisationer?

Ett kundföretag kan vilja köpa en mängd olika typer av tjänster som alla kan ha olika villkor. Exempelvis inköp av trädgårdstjänster har andra villkor än inköp av vaktmästartjänster. Många gånger blir avtalen mycket omfattande. Det blir då också viktigare att kunna dokumentera och hålla reda på mycket detaljer i mallen.

• Mallen bör stödja att lägga in uppgifter om flera olika tjänster så att allt hamnar i ett och samma avtalsdokument och att kunden därmed signerar ett (1) avtal. Alternativet är att varje tjänst blir ett eget avtalsdokument med tillhörande signering, vilket kan upplevas som krångligt av kunderna.

• Vid stora uppdrag används ofta ramavtal där avrop av tjänster kan göras vid valfritt tillfälle. En digital avtalsmall för avropshantering underlättar i dessa fall och gör att ditt företag– och ramavtalskunden - kan hålla reda på de avrop som görs. I avtalshanteringen är det viktigt att avropen kan referera till rätt ramavtal så att avtalsadministrationen blir enklare.

• Säkerställ att ni har tillgång till den digitala avtalsmallen oavsett vilken typ av enhet ni använder för tillfället och att ni alltid kan komma åt den senast sparade versionen. Att inte hålla koll på vilken dokumentversion som ni jobbade med senaste kan annars utvecklas till en dyrköpt historia.

Teamfunktioner i Avtalsbanken gör att personer i ett team kan samarbeta runt avtal — Teamfunktioner

För större uppdrag och kunder kan flera personer behöva jobba med avtalet. Avtalsutkast skall enkelt kunna delas mellan olika avtalsansvariga personer - eller ett helt team - naturligtvis med rätt dokumentversion.

Räkna ut priset för tjänsterna

Många företag har ett företagsgemensamt kalkylark där själva kalkylen görs. Hur ofta uppdateras detta dokument? Vem uppdaterar dokumentet och hur säkerställer ni att rätt version används vid sälj? Om avtalsmallen har stöd för beräkning, verifiera då hur mallen är kopplad till priskalkylen. Du vill kunna ändra priser och formler i kalkylen oberoende av mallen, men samtidigt reglera när mallen ska använda sig av den uppdaterade kalkylen.

• En bra avtalsmall måste vara förberedd för att kunna samla in alla de uppgifter och siffror som behövs för att kunna göra en priskalkyl. Den måste också säkerställa att man inte glömt någon uppgift, så kallad datavalidering. En möjlig lösning för uträkning är att göra den helt manuellt. Det kvarstår dock en risk i att avtalsansvariga kan missa att föra över uppgifter efter en uppdatering av ett värde.

• I mer avancerade avtalsmallar finns förutom ovanstående en automatisk uträkning av priser. Avtalsansvariga kan då vara säkra på att rätt uppgifter används, att inga uppgifter glöms bort och att rätt version av kalkylen används.

• Vill kunden ha månadsfakturor, kvartalsfakturor eller skall fakturering ske med annat tidsintervall? Finns det engångsuppdrag som skall faktureras? Se till att den digitala avtalsmallen tydligt redovisar dessa detaljer. Detta gör att kunden – och företaget – får rätt förväntningar.

• En sista del som är viktig för vissa företag är att man i efterhand kan följa vilka uträkningar som gjorts och vem som gjorde uträkningen. Detta kallas vanligen audit och innebär att uppgifter om gjorda uträkningar sparas som transaktioner i en auditlogg.

Ange allmänna villkor

Det förekommer att mallar också innehåller allmänna villkor. Du bör till att börja med få klart för dig vilka olika allmänna villkor gäller för de olika tjänster ditt företag erbjuder.

• De allmänna villkoren är en del av avtalet och hanteras ofta som en bilaga. Om du vill kunna ge kunden ett (1) avtalsdokument som innehåller allmänna villkor bör du verifiera om du kan lägga till allmänna villkor i avtalsmallen permanent, så att de inte behöver läggas till manuellt vid varje avtalstillfälle.

• Vissa företag använder länkar till en webbsida med allmänna villkor. Problemet med detta är att i samma stund som du uppdaterar villkoren på webben så uppstår en versionsproblematik. Avtalet är baserat på en specifik version och det åligger både ditt företag och kunden att hålla koll på detta. Det skapar alltså fler problem än vad det löser.

Vissa branschföreningar erbjuder mallar och hjälp med allmänna villkor för avtal eller tag kontakt med affärsjurist för att få hjälp och råd.

Se till att avtalet följer rätt digital arbetsflöde

Digitala avtal som följer ett arbetsflöde gör att användare guidas till att utföra rätt uppgifter för en viss avtalstyp och detta ökar regelefterlevnaden inom ditt företag — Digitala avtal som följer ett arbetsflöde gör det lättare att göra rätt

På många företag finns affärsregler som måste följas innan avtal får skickas till kund. Det kan röra sig om obligatoriska, interna granskningar som skall göras om en affär överstiger ett visst belopp eller att en godkänd kreditupplysning skall ha genomförts för kunden ifråga.

• En avtalsmall med stöd för arbetsflöden innebär att vissa kontroller kan göras tvingande att genomföra innan ett avtal kan skickas till en kund. Tvingande arbetsflöden säkerställer att försäljning av valda tjänster uppfyller uppsatta affärsregler. Det är också så att om det finns många personer som skall följa ett regelverk kan det lätt bli olika tolkningar av hur kontrollen görs. I detta fall är det ett säkrare alternativ att använda tvingande arbetsflöden.

• Alternativet att låta enskilda säljare själva hålla reda på vilka affärsregler som finns och vilka kontroller som skall genomföras för olika avtalstyper är lite mer riskfyllt. Det är lätt att glömma eller missförstå. Men samtidigt är det enklare att komma igång utan ett tvingande arbetsflöde och för företag där kontroller är ovanliga kan ni spara tid på att låta varje säljare göra dessa själva vid behov.

• För vissa företag är det väsentligt att kunna visa för en revisor i efterhand att affärsreglerna har följts och att kontrollerna är kompletta. Revisorn bör då kunna få tillgång till en auditlogg som visar de kontroller som genomförts.

Arbetsflöden gör det också lättare att vara säker på att avtal hanteras på rätt sätt efter avtalsaccept. Hantering av avtal berörs längre fram i artikeln.

Få avtalsaccept från kunden

Oavsett vilket avtal som hanteras är det förstås en fördel – nästan ett krav idag – att ett färdigifyllt avtalsdokument, gärna i PDF-format, kan skickas till kund för e-signering efter det att alla kontroller genomförts. Glöm dock inte att även signering på papper fortfarande är vanligt förekommande.

• En person på ett företag som skall acceptera ett avtal kanske behöver tillgång till andra signeringsmetoder än en privatperson. Dina säljare har säkerligen information om hur kunderna föredrar att signera. Se till att det i den digitala avtalsmallen går att styra vilka signeringsmetoder som är tillgängliga.

• Oavsett vilken signeringsmetod som används är det ett krav att tjänsten som används för signering kan tillhandahålla en referens till vilken avtalsversion och avtalsmall som har använts. Detta blir annars lätt en tidstjuv när uppföljning skall göras.

Vill du läsa mer om acceptans och signering av avtal och andra dokument?Visa mig mer

Hantera avtalet efter accept

Att kunna hantera avtalet efter det att kunden har accepterat det är en väsentlig del av att få affärerna att fungera effektivt. Vi går inte igenom i denna artikel hur en effektiv avtalshantering bör se ut utan lämnar det till en senare artikel. Vi listar dock nedan några delar som är viktiga.

• Kan meningsfulla rapporter genereras utifrån avtalsinnehållet? Ett exempel är faktureringsrapporten som innehåller detaljerade underlag.

• Finns möjlighet att komplettera avtal med ny information? Exempel lägga till en bilaga eller ett kursintyg.

• Kan man enkelt söka och hitta avtal?

• Kan avtalets status ändras och sparas transaktionen i en auditlogg?

Vill du läsa mer om modern avtalshantering? Följ länken till artikeln 'Hur företag kan ersätta avtalspärmen med digital avtalshantering'.Visa mig mer

Hur du kommer igång

Företag behöver ofta ta flera små steg på vägen mot en effektiv och ändamålsenlig digital avtalshantering — Påbörja resan mot digitala avtal

Med en genomgång av ovanstående punkter är du väl rustad att förstå vad som är viktigt för att kunna använda rätt digitala avtalsmallar för att förbättra er fastighetsservice.

Och kanske har vi också bidragit med idéer på hur du kan utveckla säljprocessen med rätt avtalsstöd?

Lycka till - nästa steg är ditt.

Vill du kontakta oss för mer information? Mejla frågor till sales@avtalsbanken.se eller fyll i dina uppgifter i kontaktformuläret så tar vi kontakt.Visa mig mer

Vill du se prisinformation och anmäla intresse för att använda en digital avtalsmall i Avtalsbanken? Visa mig mer