Hur ett anställningsavtal från Unionen hanteras digitalt i Avtalsbanken

Youtube
Genomgång av avtalsmallen 'Privat. Anställningsavtal Unionen' i Avtalsbanken

Fackförbundet Unionen har publicerat en mall för ett korrekt anställningsavtal på sin hemsida (https://www.unionen.se/filer/blankett/mallar-anstallningsavtal). Avtalet kan laddas ned som en PDF från Unionens hemsida och sedan fyllas i och sparas lokalt på din egen dator. Därefter kan man antingen skriva ut det ifyllda avtalet på papper och få det signerat manuellt eller utnyttja någon webbtjänst för att få avtalet e-signerat.

I Avtalsbanken kan arbetsgivare istället hantera detta anställningsavtal ”helt digitalt”. Vad menas egentligen med uttrycket ”helt digitalt”? En av de viktigaste punkterna är att avtalet hanteras i ett och samma system hela vägen från avtalsutkast tills dess avtalet inte längre behöver sparas längre, dvs det kan arkiveras. Av redovisningsskäl måste företag spara avtal som bokföringsmaterial i ett visst antal år.

I ljuset av GDPR och de hårda krav som ställs på personuppgiftsansvariga att hålla kontroll på (arbetstagares) känsliga personuppgifter är det en stor fördel med en central databas där alla personuppgifter i avtal kan hittas. Företag slipper ha känsliga personuppgifter sparade på olika personers lokala datorer. I Avtalsbanken sparas alla avtalsuppgifter på ett säkert sätt i en molntjänst

Avtal i Avtalsbanken hanteras i kontrollerade arbetsflöden. Detta gör att man kan vara säker på att alla som jobbar med anställningsavtal inom exempelvis ett företag gör på samma sätt vid varje anställning. Exempelvis att man alltid fyller i hemadress och ett giltigt personnummer. I arbetsflödet görs automatiskt en kontroll av att all obligatorisk information verkligen fyllts i innan anställningsavtalet skickas ut för granskning och accept av arbetstagaren.

Arbetstagaren kan välja att acceptera avtalet via e-signering eller via signatur på papper. Vilka signeringsmetoder som arbetstagaren skall kunna använda bestäms av arbetsgivaren. När avtalet är accepterat av arbetstagaren gäller det för arbetsgivaren att agera enligt de avtalsvillkor som överenskommits. Exempel är förstås lön och antal semesterdagar, men även sådana avtalsvillkor som provanställning under en viss period förekommer här. Man kan tycka att denna del är enkel, men faktum är att det inte är ovanligt med mycket manuell hantering för att få detta att fungera rätt. Hur många företag har idag en bevakning på när provanställningar upphör? Detta och mycket mer finns med i Avtalsbankens molntjänst.

Nu till en mer praktisk beskrivning av hur arbetsgivaren fyller i Unionens anställningsavtal i Avtalsbanken och får det signerat av arbetstagaren. Arbetsgivare som vill använda avtalsmallen börjar läsa på steg 1, arbetstagare på steg 6.

Skaffa tillgång till avtalsmallen

I Avtalsbanken finns en avtalsmall du som arbetsgivare kan börja använda direkt. Vad behöver göras för att komma igång?

• Du behöver ett konto hos Avtalsbanken samt prisplanen ’Professionella avtal’. Notera att detta är en prisplan med en månatlig avgift som dock kan avslutas när du vill.
• När du är inloggad får du tillgång till avtalsmallen och du kan också se tidigare sparade avtal och avtalsutkast.
För att se prisinformation och registrera intresse för prisplanen 'Professionella avtal' kan du följa länken nedanVisa mig mer

Arbetsgivaren skapar ett nytt avtalsutkast

Att skapa ett nytt utkast från avtalsmallen är enkelt och kräver endast några knapptryck.

• När du är inloggad, klicka på den stora gröna knappen ”NYTT AVTAL”. Nu visas en lista på alla de avtalsmallar som du har tillgång till.
• Klicka nu på avtalsmallen med titel ’Företag. Anställningsavtal Unionen’.
• Ett nytt, tomt avtalsutkast skapas nu och du kommer till webbsidan där du fyller i avtalsdetaljerna.
Har ni andra anställningsavtal som ni vill kunna hantera helt digitalt? Kontakta oss på AvtalsbankenVisa mig mer

Arbetsgivaren fyller i avtalsuppgifterna

Fackförbundet Unionen har publicerat en mall för ett korrekt anställningsavtal på sin hemsida (https://www.unionen.se/filer/blankett/mallar-anstallningsavtal). Avtalet kan laddas ned som en PDF från Unionens hemsida. I Avtalsbanken kan arbetsgivare hantera detta anställningsavtal ”helt digitalt”.
Privat. Anställningsavtal Unionen

Avtalsmallen för Unionen är upplagd med olika ’sektioner’ och ’sidor’ i Avtalsbanken. Om ni jämför med Unionens mall så kan ni se att uppdelningen i sektioner i stort sett följer de olika rubriker de har använt. Uppdelningen i sidor är gjord för att tydliggöra avtalsinformation som finns med i Unionens mall och avtalsinformation som vi lagt till som valbara. Det är en praktisk funktion som är tänkt att underlätta er hantering.

• Sid 1: Uppgifter om arbetstagaren. Här fyller du i arbetstagarens namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter.
• Sid 1: Befattning. Börja med att välja yrkesroll i listan. Yrkesrollerna i listan är desamma som Unionen använder sig av på sin hemsida. Om du inte hittar yrkesrollen i listan väljer du ’Annan roll…’ och kan sedan skriva in valfri yrkesroll. Du skriver också in placeringsort samt kan göra en detaljerad arbetsbeskrivning.
• Sid 1: Anställning. Information om anställningsform (tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning), anställningens startdatum, uppgifter om provanställning samt uppsägningstider.
• Sid 1: Arbetstider och lön. Heltid/deltid, arbetstimmar per vecka, arbetstider samt lön
• Sid 1: Övertidsersättning och semester. Anställningens omfattning, eventuell särskild överenskommelse, antal semesterdagar samt uppgifter om förskottssemester
• Sid 2: Särskild arbetsutrustning & förmåner. Dessa punkter finns ej med i Unionens standardavtal utan är ett tillägg i denna avtalsmall. Ifyllda uppgifter kommer med i avtalsdokument (PDF) som bilaga.
Föredrar du en annan indelning i sektioner och sidor? Kontakta oss på Avtalsbanken.Visa mig mer

Arbetsgivaren kontrollerar och granskar

När alla uppgifter är ifyllda och du är nöjd med avtalet skall du "klarmarkera" det. Detta görs genom att klicka på knappen "Klar" högst upp på sidan. Nu genomför systemet automatiskt olika kontroller.

• Validering. Validering innebär en kontroll av att ifyllda uppgifter följer de regler som finns för avtalsmallen och att inga uppgifter saknas. Exempel är personnummer. Ett glömt eller felaktigt personnummer är kostsamt att rätta till i efterhand och skapar onödig administration.
Beräkning. En avtalsmall kan vara kopplad till en beräkning som automatiskt räknar fram exempelvis ett totalpris. Just denna avtalsmall har ingen automatisk beräkning, men det går att lägga till om behovet finns.
Summakontroll. Just denna avtalsmall har ingen summakontroll, men det går att lägga till om behovet finns.
Är du intresserad av att veta mer om vilka kontroller som kan sättas upp för denna - och andra - avtalsmallar Kontakta oss på Avtalsbanken!Visa mig mer

Arbetsgivaren skickar avtalet för accept

Arbetsgivaren ser nu till att arbetstagaren får tillgång till anställningsavtalet för accept

Detta kan göras på olika sätt och är till viss del beroende på hur arbetstagaren kan/vill göra sin accept till anställningsavtalet.

• E-signering på distans. När arbetstagaren vill e-signera på egen hand anger arbetsgivaren en e-postadress eller ett telefonnummer till arbetstagaren. Därefter anges en valfri kod som arbetsgivaren måste meddela till arbetstagaren på egen hand. Syftet med att använda en kod är att skydda avtalet från obehörig access. Innan arbetstagaren får tillgång till avtalet måste han verifiera både koden samt att han har tillgång till e-postadressen eller telefonnumret.
• Signering på papper. När arbetstagaren vill göra en manuell signatur på ett pappersavtal skrivs helt enkelt avtalet ut på en skrivare eller liknande och delges till arbetstagaren. Tänk på att i detta fall måste arbetsgivaren spara det signerade pappersavtalet för eventuell framtida domstolsförhandling eftersom domstolen kommer att vilja se det signerade avtalet i original
• Signering på skärm. I vissa fall kan ni låta arbetstagaren rita in en signatur på en skärm (under förutsättning att skärmen har stöd för touch förstås).
Olika signeringsmetoder används i olika sammanhang. Läs mer om signeringsmetoder samt hur man väljer vilka som skall användas.Visa mig mer
Kunden signerar det digitala avtal på egen hand på ett användarvänligt sätt.
Slappna av. Dina avtal hanteras digitalt!
När ni valt att skicka iväg anställningsavtalet för accept sköter Avtalsbanken resten tills avtalet är accepterat av arbetstagaren. Passa på att slappna av!

Arbetstagaren inleder accept (signering)

Arbetstagaren får ett meddelande från arbetsgivaren om att avtalsaccept önskas.

I detta fall skall arbetstagaren acceptera (eller signera som många säger) anställningsavtalet på distans på egen hand.

• Meddelandet tas emot via e-post eller SMS. Notera att arbetstagaren måste ha access till e-postadressen eller telefonnumret eftersom en verifiering av ägarskap sker innan signering är möjlig.
• Meddelandet kan innehålla ett personligt meddelande från arbetsgivaren. Detta är dock valfritt från arbetsgivarens sida.
• Vidare finns instruktioner om hur accept (signering) skall genomföras
• Meddelandet innehåller alltid en länk till avtalet samt en kod som skall anges vid accept av avtalet

Arbetstagaren granskar anställningsavtalet

Genom att följa länken i meddelandet kommer arbetstagaren till en webbsida hos Avtalsbanken.

• Innan arbetstagaren får tillgång att granska avtalet skall 2 koder anges. Detta säkerställer att mottagaren verkligen är den person som har rätt att ge sin accept till avtalet
• Den första koden hittas i meddelandet från arbetsgivaren och anges på webbsidan
• Den andra koden får arbetstagaren från arbetsgivaren. Även denna kod måste anges på webbsidan
• När båda koderna angivits korrekt får arbetstagaren tillgång till avtalet och kan granska att avtalstexten är korrekt

Arbetstagare accepterar (signerar) avtalet

Arbetstagaren skall nu självständigt acceptera anställningsavtalet och detta görs också i Avtalsbankens webbtjänst.

• Accepten görs genom att arbetstagaren klickar på knappen SIGNERA
• När accepten är genomförd låses avtalet
• Efter accept kan arbetstagaren skicka en kopia av avtalet till valfri e-postadress

Avtalshantering efter accept

Spara alla era avtal i ett centraliserat, säkert och flexibelt avtalsarkiv
Avtalsarkiv

Olika arbetsgivare har förstås olika interna processer för att hantera avtal efter accept. Startpunkten är dock ofta att ett avtal har accepterats.

• Så snart arbetstagaren accepterat anställningsavtalet meddelas arbetsgivaren om detta automatiskt och tar sedan vidare kontakt med arbetstagaren
• Arbetsgivaren hanterar avtalet i Avtalsbanken enligt sina egna processer. Det går dock för långt att i denna artikel gå igenom vilka alternativ som finns
Vill du ta reda på mer om hur digital avtalshantering fungerar? Visa mig mer
Vill ni veta mer om andra avtalsmallar som kan användas? Kontakta oss på Avtalsbanken.Visa mig mer