Hur ett anställningsavtal från Unionen hanteras digitalt i Avtalsbanken

Fackförbundet Unionen har publicerat en mall för ett korrekt anställningsavtal på sin hemsida (https://www.unionen.se/filer/blankett/mallar-anstallningsavtal). Avtalet kan laddas ned som en PDF från Unionens hemsida och sedan fyllas i och sparas lokalt på din egen dator. Därefter kan man antingen skriva ut det ifyllda avtalet på papper och få det signerat manuellt eller utnyttja någon webbtjänst för att få avtalet e-signerat.

I Avtalsbanken kan arbetsgivare istället hantera detta anställningsavtal ”helt digitalt”. Vad menas egentligen med uttrycket ”helt digitalt”? En av de viktigaste punkterna är att avtalet hanteras i ett och samma system hela vägen från avtalsutkast tills dess avtalet inte längre behöver sparas längre, dvs det kan arkiveras. Av redovisningsskäl måste företag spara avtal som bokföringsmaterial i ett visst antal år.

I ljuset av GDPR och de hårda krav som ställs på personuppgiftsansvariga att hålla kontroll på (arbetstagares) känsliga personuppgifter är det en stor fördel med en central databas där alla personuppgifter i avtal kan hittas. Företag slipper ha känsliga personuppgifter sparade på olika personers lokala datorer. I Avtalsbanken sparas alla avtalsuppgifter på ett säkert sätt i en molntjänst

Avtal i Avtalsbanken hanteras i kontrollerade arbetsflöden. Detta gör att man kan vara säker på att alla som jobbar med anställningsavtal inom exempelvis ett företag gör på samma sätt vid varje anställning. Exempelvis att man alltid fyller i hemadress och ett giltigt personnummer. I arbetsflödet görs automatiskt en kontroll av att all obligatorisk information verkligen fyllts i innan anställningsavtalet skickas ut för granskning och accept av arbetstagaren.

Arbetstagaren kan välja att acceptera avtalet via e-signering eller via signatur på papper. Vilka signeringsmetoder som arbetstagaren skall kunna använda bestäms av arbetsgivaren. När avtalet är accepterat av arbetstagaren gäller det för arbetsgivaren att agera enligt de avtalsvillkor som överenskommits. Exempel är förstås lön och antal semesterdagar, men även sådana avtalsvillkor som provanställning under en viss period förekommer här. Man kan tycka att denna del är enkel, men faktum är att det inte är ovanligt med mycket manuell hantering för att få detta att fungera rätt. Hur många företag har idag en bevakning på när provanställningar upphör? Detta och mycket mer finns med i Avtalsbankens molntjänst.

Nu till en mer praktisk beskrivning av hur arbetsgivaren fyller i Unionens anställningsavtal i Avtalsbanken och får det signerat av arbetstagaren. Arbetsgivare som vill använda avtalsmallen börjar läsa på steg 1, arbetstagare på steg 6.