Hur AI-assisterad texttolkning förenklar din avtalshantering

Programvara för texttolkning (också kallat OCR) blir bättre och smartare, när artificiell intelligens (AI) används för att tolka texten i digitala avtal. — AI-assisterad texttolkning för dina digitala avtal kan användas för alla avtalstyper

Avtalsansvariga ser till att företagets alla avtal och tillhörande dokument hålls i god ordning och att avtalsinnehåll finns tillgängligt så att verksamheten kan få nytta av den.

Ett okomplicerat påstående som kan ses som en självklarhet. Samtidigt döljer orden “god ordning” och “tillgängligt” en hel del komplexitet. Ett exempel när avtalspärmar används visar på en del av problemen. Med avtalspärmar följer god ordning dels i att avtal faktiskt sätts in i pärmen, samt att de klassificeras enlig något register. HR-avdelningen kanske sorterar anställningsavtal utifrån efternamn, medan ekonomichefen sorterar in leverantörsavtalen efter organisationsnummer. Anteckningar och kom-i-håg bifogas respektive avtal. Detta kan ses som att ”märka upp” eller hålla ordning på information man bedömer vara relevant, alltså extra viktig, av någon anledning. Detta är en god ordning anpassad utifrån avtalstyp. Tyvärr ser den olika ut i olika delar av ett företag.

Tillgänglighet innebär att verksamheten enkelt och utan fördröjning kan ta fram relevant avtalsinformation, samtidigt som obehöriga nekas åtkomst. Från exempelvis leverantörsavtalet på ekonomichefens kontor.

En investering i god ordning för hela företaget betalar sig i bättre tillgänglighet. Det gäller både för avtalspärmen och den digitala avtalslösningen. Här beskriver vi hur Artificiell Intelligens (AI) kan hjälpa dig att hålla god ordning och förbättra tillgängligheten.

Nyttan av god ordning och tillgänglighet

Först ett exempel från verkligheten som sätter ordning och tillgänglighet i ett sammanhang.

En rikstäckande kedja av franchisebutiker, samt ett en koncernmoder som har ett delägande i butikerna. Respektive butik köper upp säkerhetstjänster för kontanthantering och butiksövervakning. Den här typen av avtal löper ofta årsvis med automatisk förnyelse om inte avtalet sägs upp exempelvis 3 månader innan förnyelse.

God ordning i det här sammanhanget kräver att 3 datum ska identifieras och bokföras.

• Datum för avtalsförnyelse, med eventuell kostnadsökning enligt klausulen för indexreglerade priser.

• Datum för avtalsförnyelse minus 3 månader, vilket är sista dagen för att avsluta avtalet.

• Samt ett tredje datum som kanske ligger 5 månader innan avtalsförnyelse och som ger butiksföreståndaren tid att se över gällande avtal.

I det här fallet fanns inga sådana rutiner och merparten av butikerna lät avtalen förnyas utan översyn. På koncernnivå identifierades en väsentlig kostnadsbesparing med centralt förhandlade ramavtal, vilket också genomfördes. Men... effekten uteblev. Tillgängligheten brast. Butiksföreståndarna saknar enkel tillgång till ramavtalet i papperspärmen på koncernledningens kontor.

Hitta relevant information i dina avtal

Hur hittar du relevant information i avtal?

Låt oss ta det från början med målet att samtidigt klarlägga fördelarna med AI-assisterad texttolkning.

Ett typiskt avtal innehåller många sidor med text och det finns inga regler för var i dokument informationen du letar efter finns. Nedan några exempel på hur information kan hittas:

• Manuell inhämtning. Förutom att förstås prata med personen som tecknat avtalet är det inte ovanligt att du som avtalsansvarig helt enkelt måste läsa igenom dokumentet på datorskärmen och därifrån försöka hitta informationen som eftersöks. Med detta sätt att lösa uppgiften finns det en risk att information missas och att man helt enkelt inte har tiden att gå igenom avtalet ordentligt.

• Textsökning. Om filen är i PDF-format – eller i vissa fall i bildformat - kan det i ett PDF-programmet finnas möjlighet att söka efter specifik text. Exempelvis Adobe har denna möjlighet i vissa av sina program (som dock kan ha en licenskostnad). Med hjälpt av textsökning kan man söka efter ord eller fraser, t ex ”Indexhöjning” eller ”Giltigt till och med”. Med textsökning kan all avtalstext sökas igenom vilket är en fördel och ökar sannolikheten för sökträff. Men du hittar bara text som matchar din sökfras!

• Fuzzy/smart sökning. Vissa IT-system tillåter att man kan använda "sökmönster" för att hitta information. Exempel är att automatiskt identifiera e-postadresser (a.b@c.com) eller webbadresser (https://domän.com). Det kan också handla om att ignorera skillnaden mellan stora/små bokstäver eller att kunna hantera enkla felstavningar av ord. Detta ger en ytterligare förbättrad träffbild men eftersom det inte finns några regler för hur text skrivs i avtalstext finns det fortfarande en risk att missa relevant information.

• AI-assisterad texttolkning. Programvaran tar fram förslag på nyckelinformation. Nyckelinformationen som hittats presenteras som listor där du som avtalsansvarig kan hoppa direkt till de avsnitt i dokumentet där nyckelinformationen finns. Tolkningen som görs av AI-programmet fungerar på text som är skriven med ”naturligt språk”, dvs en människa har skrivit texten utan några särskilda regler att förhålla sig till. Ett exempel är att datum inte behöver anges som ”2021-12-24” för att kunna identifieras som ett datum av en dator. Det kan lika gärna stå ”24 december 2021”. Båda varianterna representerar ett specifikt datum och den AI-assisterade texttolkningen "förstår" detta.

AI-assisterad texttolkning

Videon visar hur nyckelinformation tas fram ur avtal genom användande av AI-assisterad texttolkning i Avtalsbanken.

De senaste årens snabba utveckling inom AI-baserad texttolkning har lett till ett genombrott i datorassisterad hjälp att automatiskt identifiera och klassificera informationen i dokument.

Tekniken kan idag hjälpa dig att snabbt identifiera och extrahera nyckelord i stora textmassor. Texten analyseras med AI, som identifierar datum, personnamn, organisationsnummer, platser, siffror, telefonnummer etc.

• AI-program kan hjälpa till med att identifiera och tolka information i olika typer av dokument. Dokumentet kan vara inskannat som en bild, sparat i PDF-format eller annat textbaserat format.

• Översättningen hanteras av AI-programmet – inte av dig. Tekniken hanterar över 100 olika språk. Du får alltså samma funktionalitet med text på ryska, engelska, svenska eller portugisiska. Automagiskt.

• Skannade bilder har skiftande kvalitet. Ibland kan det vara mycket svårt att ens tyda vad som står i dokumentet. Tekniken hjälper här till att förbättra kvaliteten så att informationen kan identifieras utan att du som avtalsansvarig behöver skanna om dokumentet.

• Tekniken plockar fram och grupperar orden utifrån kategori. Du kan snabbt identifiera och välja ut viktig information. I exemplet med butikerna identifierar AI “24 mars 2021”, “3 månader” samt “årligen” som ord i kategorin tid. Du navigerar till ordens plats i avtalet för att verifiera betydelsen, och märker därefter upp startdatum, förnyelsedatum påminnelsedatum. Tekniken gör det enklare och snabbare att göra rätt från början. Och därmed att få en god ordning.

Tekniken är bra men inte perfekt. Det finns fortfarande behov av en människa som går igenom resultatet. Oavsett detta sparas många arbetstimmar på att låta datorerna göra grovjobbet och vi människor kontrollerar resultatet så att det är rimligt och användbart.

Märk upp relevant avtalsinformation

En mängd "kom-ihåg-lappar" uppsatta och samlade på en plats kan användas för att hålla reda på avtalsinformation man vill hålla under bevakning — En samling av gula "kom-ihåg-lappar" är ett sätt att hålla reda på avtalsinformation

Att ”märka upp” relevant avtalsinformation är en del av att skapa en god ordning. När du väl har identifierat information som du av något skäl vill hålla särskild koll på, hur görs själva ”uppmärkningen”?

• Gula lappar i pärmar! Detta kan tyckas väl enkelt men är vanligare än man tror och kan fungera för små företag som kan gå igenom alla sina avtal regelbundet. Men självklart tar detta mycket arbetstid och det är lätt att missa något.

• Kalkylblad. Genom att skapa ett ramverk med rader och kolumner håller man reda på informationen. Metoden bygger på en manuell kopiering av information från avtal till kalkylbladet och fungerar – men det finns problem med att information kan missas eller att man helt enkelt kopierar fel.

• Om du använder ett affärssystem eller ett system för avtalshantering handlar det om att ha stöd för att informationen kan läggas till som ”extra data” kopplad till dokumentet ifråga. Fortfarande är dock en kritisk del i processen att kopiera rätt information från avtalsdokument.

• Om du redan använder ett system med AI-assisterad texttolkning måste detta även stödja att märka upp viktig data som du har identifierat. AI-assisterad texttolkning har inget värde utan att det kan användas på ett sätt som är av nytta för verksamheten.

• Oavsett om du har avtalen i pärmar eller molntjänst är det värt att fundera på hur du vill kunna söka fram avtal och vilka bevakningar du behöver. Finns det t.ex. ett behov i att filtrera fram avtal utifrån interna kostnadskonton? Då kan det vara värt merjobbet att märka upp avtalen med kostnadskonto.

Försäkra dig om att avtalslösningen du använder stödjer både att både märka upp avtalen med valfri data och att du kan söka/filtrera på samma data. Som i fallet med butikerna ovan är det ofta data i själva avtalet som behöver pekas ut. Med AI-assisterad texttolkning blir uppmärkningen mer komplett samtidigt som det går snabbare.

Sätt upp avtalsbevakningar

Avtalsinformation som märkts upp bör också kunna bevakas. Information i avtal och dokument gör ingen nytta innan den har förmedlats till en mottagare som kan agera. Detta är en del av att få till en förbättrad tillgänglighet.

Det är vanligt - åtminstone på lite större företag – att olika personer eller avdelningar ansvarar för olika delar av verksamheten. Ju större ett företag är, desto högre blir specialiseringen. En förlängning av ett leverantörsavtal skall kanske utföras av en handläggare på inköp medan en förlängning av ett praktikavtal hanteras av en person på personalavdelningen eller närmsta chef.

Information från avtalsbevakningar kanske också ska tas emot och processas i IT-system.

• Ställ frågor och kartlägg vilka personer och system som skall nås och när de behöver ha informationen

• Nya avtal tillkommer löpande. Hur ofta måste uppmärkt avtalsinformation kontrolleras för att avgöra om ett ”larm” skall skickas till mottagaren? En gång per månad, en gång per vecka eller kanske dagligen?

• Oavsett om den uppmärkta informationen sparats i ett kalkylark, ett system för avtalshantering eller i ett affärssystem; hur kan du som avtalsansvarig lägga upp automatiserade bevakningar och regler för vem som skall meddelas?

• När mottagaren fått meddelande från en avtalsbevakning om att en åtgärd måste vidtagas för ett specifikt dokument, hur får han tillgång till själva dokumentet och tillhörande information? Hur gör mottagaren för att visa att ”larmet är hanterat”, dvs larmet kvitteras? Om ingen kvittens görs kommer larmet att gå igen tills någon kvitterar det.

Du som redan börjat titta på system som stödjer AI-assisterad texttolkning bör också kolla upp om bevakningar och larm kan hanteras i samma system.

Nyfiken att prova?

AI-assisterad texttolkning är en teknik som är här för att stanna.

Redan idag levereras resultat med imponerande träffsäkerhet. I och med att den förbättrar avtalshanteringen så mycket är det väl investerad tid att redan nu börja leta efter lösningar som fungerar. Det finns också mycket som indikerar att AI-tolkning kommer att bli ännu bättre de kommande åren.

Avtalsansvariga får ett helt nytt verktyg i sin verktygslåda som underlättar att hålla en god ordning och öka tillgängligheten till avtalsinformation. Det blir enklare att identifiera relevant avtalsinformation och sätta upp avtalsbevakningar, vilket hjälper företag att uppfylla de villkor som finns i avtal och dokument.

Vill du kontakta oss för mer information? Mejla frågor till sales@avtalsbanken.se eller fyll i dina uppgifter i kontaktformuläret så tar vi kontakt.Visa mig mer

Avtalsbanken har lösningar för AI-assisterad texttolkning på plats och vi har integrerat tekniken som ett stöd för användaren. Det sker inga automatiska beslut baserat på AI. Samtidigt sker utvecklingen mycket snabbt och framtiden kommer erbjuda nya lösningar. Vilka vet vi inte, men vi ser till att du får tillgång till dem.

I Avtalsbankens webbtjänst genomförs AI-assisterad texttolkning för varje uppladdat dokument. Ta en titt på denna video för en introduktion.Visa mig mer