Digitala avtalsmallar i städbranschen

Kundavtal, leverantörsavtal och andra avtalstyper förekommer idag i olika former exempelvis e-signerade avtal, pappersavtal och avtal i e-post. Avtalshanteringen sker i olika typer av enheter såsom mobil, dator eller i en enhet för skanning av pappersavtal. — Städföretag behöver idag ha beredskap att hantera avtal i olika enheter och på olika sätt

Hur kan ditt städföretag bli snabbare på att ta fram avtalsförslag som kan e-signeras av kund och utifrån det signerade avtalsdokumentet enkelt få fram hur leveransen skall göras?

E-signering är snabbt och praktiskt för alla parter. Din kund slipper skriva ut på papper, signera för hand och skicka in via post. Ditt företag får en enklare administrativ hantering. Fler och fler städföretag använder molntjänster där avtalsdokument i form av en färdigifylld PDF kan laddas upp och e-signeras av kund. Denna typ av e-signeringstjänster löser avtalsaccepten från kund helt digitalt.

Samtidigt vet du att vägen till en bra leverans kräver många fler steg. Avtalsvillkoren i avtalsdokumentet beskriver hur leveransen skall göras. När väl kunden signerat skall avtalsinformation vidare till de personer inom ditt företag som ansvarar för leveransen. Vad är det egentligen ditt företag har överenskommit med kunden? När skall städtjänsten levereras? Till vilket pris? Vilka villkor gäller? För att hålla reda på denna information används ofta en mix av olika IT-lösningar, handpåläggning och en önskan av bättre stöd för att underlätta arbetet både före och efter signering.

Hur kan ditt städföretag behålla möjligheten till e-signering och samtidigt minska antal steg som krävs till en bra leverans?

Digitala avtalsmallar anpassade för städtjänster är lösningen. Moderna avtalstjänster ger ett brett stöd för hantering och ifyllnad av mallar direkt i webbläsaren.

I denna artikel listar vi det som är viktigt att tänka på för dig som funderar på att prova.

Vad menas med stöd för ”digitala avtalsmallar”?

Sannolikt arbetar du med mallar redan idag. Och självklart är de anpassade för städtjänster. Ofta är mallarna kalkylark eller dokument i ordbehandlaren. Kanske finns även flera olika dokument som behöver användas tillsammans för att kunna få fram ett avtalsdokument?

Ett annat alternativ är att du använder en avtalstjänst där du både kan skapa avtalsutkast utifrån mallar och fylla i dem. Om det dessutom finns färdiga mallar som hanterar komplexiteten i städtjänster - då har du en bra start!

Det är inte heller ovanligt att företag kombinerar ovanstående så att avtalsförslag tas fram i ordbehandlare eller kalkylark som sedan hanteras vidare i en avtalstjänst.

Samtliga dessa lösningar använder "digitala avtalsmallar".

Tänk på att en "digital avtalsmall" kan betyda olika saker beroende på vem du frågar. En digital avtalsmall skall på ett enkelt sätt kunna återanvändas för nya avtal som skall tecknas med kunder. Genom att kopiera - eller klona - en digital avtalsmall skapas en exakt kopia som används som avtalsutkast

Gå igenom och lista vilka städtjänster ni erbjuder

Jämför sedan era städtjänster med de mallar leverantören erbjuder.

• Fungerar en standardmall, eller kräver din tjänst/produkt anpassning av mallen? Bra mallar ger ett brett stöd för olika data. Det enklaste sättet att finna svaret är att testa mallen. För att standardmallen ska vara relevant måste den kunna hantera “de vanliga” beställningarna. Men hur gör du med undantagen – de som inte passar in i mallen? Bilda dig en uppfattning om hur vanliga undantagen är och med det som grund kan du välja att:

1) Hantera dem just som undantag. Kanske rent av på papper om de är väldigt avvikande

2) Ändra på tjänstens villkor eller utformning så att den fungerar med mallen

3) Anpassa mallen – du skapar en avtalsmall specifikt för ditt företag eller tjänst

4) Bara du kan avgöra kostnad kontra nytta.

Generellt rekommenderar vi alternativ 1 om undantagen är få. Om ompaketering av tjänsten tillåter viss flexibilitet, välj alternativ 2.

• Hur hanteras städtjänster som kunden INTE vill ha i de digitala avtalsmallarna? Mallar är bra eftersom de ofta innehåller all information som krävs. Men lika viktigt är att enkelt kunna ta bort - eller dölja - information som inte är intressant för kunderna

Begär en demo från leverantören eller säkerställ att ni ser med egna ögon vilka olika mallar som erbjuds och vilken information som samlas in för varje städtjänst.

Hur sker försäljningen?

En viktig faktor som ofta glöms bort när man utvärderar olika lösningar för avtal är hur ditt företags säljare jobbar. Eller mer generellt hur genomför ditt företag sin försäljning?

Försäljning kan ske i många olika situationer och genomföras av många olika personer på ditt företag. Hur försäljningen sker har betydelse för vilken stöd avtalstjänsten måste erbjuda.

• Försäljning från kontoret till nya kunder. Säljaren har kontakt med kunden huvudsakligen via telefon, webb och mejl. Kravet på avtalstjänsten är då att kunna skicka avtalsdokument för signering via dessa kanaler.

• Mer- och vidareförsäljning från kontor. Kunden har kanske redan ett avtal och är intresserad av att köpa fler tjänster. Viktigt är att avtalstjänsten har stöd för att snabbt hitta existerande avtal och att mallen har anpassats för mer- och vidareförsäljning och de tjänster och artiklar som kan erbjudas inom ramen för det.

• Försäljning till nya kunder på "fältet". Här måste säljaren kunna jobba med mallarna i sin mobil eller kanske på surfplatta. Att fånga upp kundens behov och direkt kunna notera dessa i ett avtalsutkast sparar tid.

• Merförsäljning ute hos kund. Det kan vara säljare som genomför merförsäljning men kanske vanligare är att lokala driftledare fångar upp beställningar av nya tjänster eller städmaterial. Mallen som används måste då ha stöd för mer- och vidareförsäljning och dessutom skall nya avtal kunna skapas på mobil eller surfplatta. En snabb signering av kund på plats skall också kunna genomföras.

Är det svårt eller omöjligt att få internetkontakt där kunderna finns? I detta fall bör avtalstjänsten ha stöd för att jobba med avtal i nedkopplat ("offline") läge.

Städtjänster till privatpersoner?

Det är en fördel om mallarna hanterar RUT-avdrag. Det minimerar risken för fel och missförstånd som är krångliga och tidsödande att åtgärda i efterhand.

• Undersök om mallen ger stöd för att i avtalsutkastet lista exakt vilka olika typer av RUT-avdrag som ska göras och vilka delsummor det handlar om. En automatisk uträkning av avdragssumman är också en stor fördel. Detta sparar tid för ditt företags säljare.

• Vissa typer av städtjänster är inte godkända av Skatteverket för RUT-avdrag. Finns det stöd i avtalsmallen för att lista godkända respektive icke godkända RUT-avdrag? Kunden kan då direkt få en säker siffra på hur stort RUT-avdraget blir.

• Det är en fördel om mallen har stöd för fördelning av RUT-avdrag mellan olika personer. Det är inte ovanligt att kunder vill kunna göra en fördelning och därmed är det flera personuppgifter som måste samlas in i mallen.

Vill du läsa mer om hur digitala avtalsmallar för RUT-tjänster underlättar för städbolag, följ länken nedan.Visa mig mer

Städtjänster till företag?

Städtjänster till företag är speciella på så sätt att ett kundföretag kan vilja köpa en mängd olika städtjänster från samma städföretag. Städföretag som har ett brett utbud av tjänster riktade till företag bör titta på nedanstående punkter.

• Mallen bör stödja att lägga in uppgifter om flera olika städtjänster så att allt hamnar i ett och samma avtalsdokument och att kunden därmed signerar ett (1) avtal. Alternativet är att varje tjänst blir ett eget avtalsdokument med tillhörande signering.

• Hos kundföretag med många rum – till exempel kontorsrum – kan det vara nödvändigt att mäta kvadratmeterytan av respektive rum. Det är en fördel om avtalsmallen har stöd för att specificera vilka rum som finns, dess kvadratmeteryta och vilken rumstyp det gäller. Extra plus är om man även kan ange smutsighetsgrad och städaktiviteter per rum och att en automatisk uträkning av totalytan, och därmed priset, kan göras.

• Har du en prismodell som använder avverkningsgrader för olika rumstyper? Detta är ett effektivt sätt att uppskatta tidsåtgången vid stora städobjekt och därmed prissättningen. En avtalsmall där du anger avverkningsgrad per rum och där en automatisk uträkning baserad på avverkningsgrad kan ske sparar tid. Och priset baseras alltid på rätt data.

• Vid stora städuppdrag används ofta ramavtal där avrop av städtjänster kan göras vid valfritt tillfälle. En avtalsmall för avropshantering underlättar i dessa fall, och gör att du – och ramavtalskunden - kan hålla reda på de avrop som görs. I avtalshantering är det viktigt att avropen kan referera till rätt ramavtal så att avtalsadministrationen blir enklare.

Säljer ni storstädning eller andra städtjänster som engångsuppdrag?

Storstädning ser olika ut hos olika kunder och skiljer sig ofta åt per städtillfälle. På samma sätt är engångsuppdrag ofta unika och omfattar många olika städaktiviteter.

• Avtalsmallen bör vara flexibel nog att tillåta att avtalsansvariga kan göra listor med de städaktiviteter som skall utföras. Dessa bör dessutom listas i avtalsdokumentet så att kunden kan se i avtalet hur överenskommelsen såg ut. Det minskar risken för framtida missförstånd och tvist.

• Beroende på vilken typ av städaktivitet som utförs kan olika timpriser behöva tas ut. Avtalsmallen bör ha stöd för att registrera detta och bonus är givetvis om priset automatiskt räknas fram per aktivitet samt totalsummorna.

• Städningen kan utföras vid olika tillfällen. Troligtvis vill du prissätta städuppdrag på en storhelg annorlunda än en vardag. Avtalsmallen bör kunna separera mellan dessa fall och använda olika timpriser och/eller OB-tillägg.

Vidareförsäljning av städmaterial?

När städföretag vidareförsäljer städmaterial finns ofta en stor produktkatalog med olika artiklar att hålla reda på — Vidareförsäljning av artiklar för städning

Många kunder köper städmaterial och olika typer av tillbehör via sitt städföretag. Avtalsmässigt kan detta räknas som en typ av avrop av material. Du behöver kunna göra en lista på de artiklar som kunden vill köpa, och även få ett ordergodkännande från kunden.

• Vissa städföretag har satt upp egna webbshopar för städartiklar. Här finns det en såklart en mängd lösningar. Ni kan erbjuda artiklar via shop-i-shop hos någon av de större städgrossisterna. Kanske har ert ekonomi- eller produkthanteringssystem stöd för webbshop?

• Känns webbshop som ett onödigt stort åtagande? Ett enkelt - och billigare - alternativ är att hantera artikellistor direkt i avtalsmallen. Om mallen har dessa funktioner, undersök då vilken data (pris, beskrivning, antal osv) som stöds. Både i gränssnittet för dig som säljare och i avtalet för din kund. Prova att beställa in 20 artiklar. Får det plats i avtals- eller orderdokumentet? Kan avtalsmallen automatiskt räkna fram det totala priset för de valda artiklarna? Detta är en stor fördel eftersom det minskar risken för fel vid fakturering av artiklarna.

Listor med städartiklar bör enkelt kunna exporteras från avtalet. Exempelvis kan stöd för rapporter vara viktigt att titta på om ditt företag säljer mycket städartiklar.

Räkna ut priset för tjänsterna

Många företag har ett företagsgemensamt kalkylark där själva kalkylen görs. Hur ofta uppdateras detta dokument? Vem uppdaterar dokumentet och hur säkerställer ni att rätt version används vid sälj? Om avtalsmallen har stöd för beräkning, verifiera då hur mallen är kopplad till priskalkylen. Du vill kunna ändra priser och formler i kalkylen oberoende av mallen, men samtidigt reglera när mallen ska använda sig av den uppdaterade kalkylen.

• En bra avtalsmall måste vara förberedd för att kunna samla in alla de uppgifter och siffror som behövs för att kunna göra en priskalkyl. Den måste också säkerställa att man inte glömt någon uppgift, så kallad datavalidering. En möjlig lösning för uträkning är att göra den helt manuellt. Det kvarstår dock en risk i att avtalsansvariga kan missa att föra över uppgifter efter en uppdatering av ett värde.

• I mer avancerade avtalsmallar finns förutom ovanstående en automatisk uträkning av priser. Avtalsansvariga kan då vara säkra på att rätt uppgifter används, att inga uppgifter glöms bort och att rätt version av kalkylen används.

• Vill kunden ha månadsfakturor, kvartalsfakturor eller skall fakturering ske med annat tidsintervall? Finns det engångsuppdrag som skall faktureras? Se till att den digitala avtalsmallen tydligt redovisar dessa detaljer. Detta gör att kunden – och företaget – får rätt förväntningar.

• En sista del som är viktig för vissa företag är att man i efterhand kan följa vilka uträkningar som gjorts och vem som gjorde uträkningen. Detta kallas vanligen audit och innebär att uppgifter om gjorda uträkningar sparas som transaktioner i en auditlogg.

Allmänna villkor

Det förekommer att mallar också innehåller allmänna villkor. Du bör till att börja med få klart för dig om olika allmänna villkor gäller för de olika städtjänster ditt företag erbjuder.

• De allmänna villkoren är en del av avtalet och hanteras ofta som en bilaga. Om du vill kunna ge kunden ett (1) avtalsdokument som innehåller allmänna villkor bör du verifiera om du kan lägga till allmänna villkor i avtalsmallen permanent, så att de inte behöver läggas till manuellt vid varje avtalstillfälle.

• Vissa företag använder länkar till en webbsida med allmänna villkor. Problemet med detta är att i samma stund som du uppdaterar villkoren på webben så uppstår en versionsproblematik. Avtalet är baserat på en specifik version och det åligger både ditt företag och kunden att hålla koll på detta. Det skapar alltså fler problem än vad det löser.

Vissa branschföreningar erbjuder mallar och hjälp med allmänna villkor för avtal eller tag kontakt med affärsjurist för att få hjälp och råd.

Digitala arbetsflöden för avtal

På många företag finns regler – eller policies – som måste följas innan ett avtal får skickas till kund. Det kan röra sig om obligatoriska granskningar som skall göras om en affär överstiger ett visst belopp eller att en godkänd kreditupplysning skall ha genomförts för kunden ifråga

• Ett alternativ är att låta enskilda säljare själva hålla reda på vilka regler som finns och vilka kontroller som skall genomföras för olika avtalstyper. Det finns dock risker med detta eftersom det är lätt att glömma eller missförstå. Men samtidigt är det enklare att komma igång utan ett tvingande arbetsflöde och för företag där kontroller är ovanliga kan ni spara tid på att låta varje säljare göra dessa själva.

• En avtalsmall kan ha stöd för arbetsflöden, vilket innebär att vissa kontroller måste genomföras för att kunna skicka ett avtal till en kund. Eftersom arbetsflöden kan göras tvingande kan kan ditt företag säkerställa att försäljning av valda tjänster uppfyller uppsatta regler. Det är också så att om det finns många personer som skall följa ett regelverk kan det lätt bli olika tolkningar av hur kontrollen görs. I detta fall är det ett säkrare alternativ att använda tvingande arbetsflöden som säkerställer att kontroller görs på ett enhetligt sätt.

• För vissa företag är det väsentligt att kunna visa i efterhand – till exempel för en revisor - att reglerna har följts och att kontrollerna är korrekta. Revisorn bör då kunna få tillgång till en auditlogg som visar de kontroller som genomförts

Till begreppet arbetsflöde hör också att avtalet skall hanteras på rätt sätt efter avtalsaccept, läs mer om detta längre fram i artikeln.

Signering och accept av avtal

Oavsett vilket avtal eller dokument som hanterats är det förstås en fördel – nästan ett krav idag – att ett färdigifyllt dokument, gärna i PDF-format, kan skickas till kund för e-signering efter det att alla kontroller genomförts. Glöm dock inte att även signering på papper fortfarande är vanligt förekommande.

• En person på ett företag som skall signera kanske inte skall ha tillgång till samma signeringsmetoder som en privatperson. Kolla med dina säljare om de vet hur kunderna föredrar att signera. Se sedan till att det i den digitala avtalsmallen går att styra vilka signeringsmetoder som är tillgängliga för kunden

• Oavsett signeringsmetod är det förstås ett krav att systemet som används för signering kan referera till rätt avtal och avtalsmall eftersom det annars lätt blir en tidstjuv när uppföljningar skall göras.

Hantera avtalet efter accept

Att kunna hantera avtalet efter det att kunden har accepterat det är en väsentlig del av att få affärerna att fungera effektivt. Vi går inte igenom i denna artikel hur en effektiv avtalshantering bör se ut utan lämnar det till en senare artikel. Vi listar dock nedan några delar som är viktiga.

• Kan meningsfulla rapporter genereras utifrån avtalsinnehållet? Ett exempel är faktureringsrapporten som innehåller detaljerade underlag.

• Finns möjlighet att komplettera avtal med ny information? Exempel lägga till en bilaga eller ett kursintyg.

• Kan man enkelt söka och hitta avtal?

• Kan avtalets status ändras och sparas transaktionen i en auditlogg?

Vill du läsa mer om modern avtalshantering? Följ länken till artikeln 'Hur företag kan ersätta avtalspärmen med digital avtalshantering'.Visa mig mer

Redo att prova?

Vår förhoppning är att den här artikeln är ett stöd när du kikar på om, och i så fall hur, du vill jobba med digitala avtal i din verksamhet. Och kanske har vi också bidragit med idéer på hur du kan utveckla säljprocessen med rätt avtalsstöd!?

Vill du veta mer om vad man kan göra i Avtalsbankens webbtjänst? Ta en titt på videon som visar hur en digital avtalsmall avsedd för städtjänster ser ut.Visa mig mer

Vill du kontakta oss för mer information? Mejla frågor till sales@avtalsbanken.se eller fyll i dina uppgifter i kontaktformuläret så tar vi kontakt.Visa mig mer

Vill du se prisinformation och anmäla intresse för att använda en digital avtalsmall i Avtalsbanken? Visa mig mer