Hur digitala avtalsmallar för RUT-tjänster förenklar för städbolag
Städföretag som säljer RUT-tjänster till privatpersoner känner till de praktiska problem som uppstår när man skall förklara för kunderna hur RUT-avdraget räknats fram och ett avtal som redovisar RUT-avdraget skall tas fram. Många gånger räknas RUT-avdraget fram i ett fristående kalkylark vilket leder till att uppgifterna blir svåra att redovisa till en kund som vill ha mer detaljer. Städbolag riskerar också att avtalsansvariga räknar fram RUT-avdrag på olika sätt och inte använder Skatteverkets senast uppdaterade regelverk.
Fler och fler städföretag använder redan molntjänster där avtalsdokument i form av en färdigifylld PDF kan laddas upp och e-signeras av en kund. Detta har många fördelar i sig, men löser inte problemet med RUT-hanteringen.
Nedan en praktisk guide till hur ett digitalt avtal för städtjänster, speciellt anpassat för RUT mot privatpersoner, hanteras av avtalsansvariga på ett städbolag. Vi går igenom hur inbyggda funktioner för att fylla i - och automatiskt beräkna - RUT-avdrag, förenklar för avtalsansvariga och resulterar i ett tydligt avtalsdokument till kunden. Avtalet hanteras digitalt i alla steg från utkast till e-signering och avtalet sparas automatiskt i ett digitalt arkiv för avtalshantering.
Skaffa tillgång till genomarbetade, digitala avtalsmallar i en modern molntjänst för avtalshantering
Avtalsbanken är en molntjänst för avtalshantering och det krävs ett personligt konto för att komma åt avtal och skicka ut avtal för signering.
Skapa ett nytt avtalsutkast från en avtalsmall
Filmen visar hur ett nytt, tomt avtalsutkast skapas utifrån en existerande avtalsmall.
Avtalsmallar är ett bekvämt sätt att hålla reda på all information som man erfarenhetsmässigt vet kommer behövas för att slutföra en viss typ av affär.
Fyll i de uppgifter som behövs för att automatiskt kunna räkna fram RUT-avdraget
Avtal kan vara mer eller mindre komplexa. De uppgifter som behöver fyllas i för detta avtal är uppdelade på olika ’sidor’ för att underlätta navigering. Avtalet ’Privat. Städavtal ROT/RUT med beräkning’ innehåller sidor för ’Avtalsparter och villkor’, ’Återkommande städuppdrag’ samt ’Engångsuppdrag’.
Samma avtalsmall används oavsett om RUT-avdrag skall göras eller ej. Om RUT-avdrag skall användas för en viss kund är det viktigt att ni genomför nedanstående steg INNAN ni börjar fylla i uppgifter om städuppdraget.
Välj vilka återkommande och enstaka städuppdrag som skall utföras hos kunden
Filmen visar hur man väljer återkommande städtjänster i avtalsmallen 'Privat. Städavtal ROT/RUT med beräkning'
Utan att i detalj beskriva hur uppgifterna fylls i kan nämnas att en stor flexibilitet finns inbyggd i avtalsmallen. Alla godkända RUT-aktiviteter är hämtade från Skatteverket.
Gör en automatisk beräkning av RUT-avdrag
Videon visar hur en användare gör en automatisk beräkning av RUT-avdrag i digital avtalsmall
Beräkning av RUT-avdrag kan vara komplext och det gäller att inte missa någon del för att undvika fel. Avtalsmallen ’Privat. Städavtal med ROT/RUT’ har en inbyggd beräkning som säkerställer att alla uppgifter räknas fram enligt de regler som Skatteverket ställer upp. Att ha en helt automatisk uträkning är en förutsättning för att erhålla ett pålitligt resultat för varje kund som önskar RUT-avdrag.
Granska utkastet innan det skickas till kund
För att säkerställa att alla detaljer är korrekta kan man granska avtalsdokumentet innan det skickas till kund.
Utifrån de ifyllda uppgifterna kan avtalsägaren automatiskt generera ett avtalsdokument på skärmen som visar en förhandsgranskning av den PDF som kunden får tillgång till vid signering.
Förberedelser och utskick av avtalsdokumentet till kunden för signering
När avtalsansvarig är klar med all ifyllnad är det dags att förbereda för utskick till kunden. Utkastet låses och därefter anger avtalsansvarig uppgifter om signatören.
Vänta på att kunden accepterar avtalet
Läs en bok eller passa på att ta den där lunchen du inte hann med när du blev tvungen att skicka din offert som ett vanligt brev
Klart!
Nu återstår "bara" att leverera städtjänsterna, att fakturera med rätt RUT-avdrag och naturligtvis göra kunden nöjd.
Både kund och städbolag får tillgång till ett tydligt avtalsdokument som listar alla städaktiviteter samt vilket RUT-avdrag som kommer att dras av på fakturan. Städbolaget kan dessutom generera rapporter som detaljerat listar alla städaktiviteter och RUT-avdrag. Detta kan användas som underlag för fakturering och i checklistor vid leverans av städuppdraget. På detta sätt förenklas avtalsadministration drastiskt och samtidigt säkerställs att både kund och städbolag har samma uppfattning om vad som överenskommits.