Hur du kommer igång med digital accept och signering av avtal
Vilka alternativ finns idag för att få accept från avtalsparterna på ett avtal? Hur samlar du effektivt in accept – eller signeringar som många säger - från en eller flera mottagare för ett visst dokument?
Många företag, organisationer och privatpersoner i Sverige har stött på e-signering i någon form. Vilka varianter finns, hur giltiga är de och vad är en e-underskrift?
Denna artikel går igenom en del av bakgrunden och ger dig information som förhoppningsvis hjälper dig hitta mer rätt i signeringsdjungeln.
Förstå begreppen; e-underskrift, digital signatur, accept
Olika källor använder olika begrepp och dessa är inte alltid väl definierade. I och med att begreppen är så pass nya uppstår lätt missförstånd.
• För att ett avtal skall anses upprättat krävs det enligt avtalslagen 1§ ett anbud och en accept. Ett anbud är exempelvis ett avtalsförslag som är bindande för anbudsgivaren under en viss tid. Ifall motparten väljer att acceptera anbudet har det skett en accept och avtalet är således bindande för parterna. I Avtalslagen är det själva handlingen ”att ge accept” i sig som är viktig, inte hur den rent tekniskt genomförs.
• Tekniska artiklar använder ofta begreppen digital signatur eller digitalt certifikat. Dessa begrepp har i ett tekniskt sammanhang inte någon koppling till juridiska ramverk. Digitala certifikat och signaturer är tekniska innovationer som ligger till grund för moderna metoder att acceptera avtal digitalt, men begreppet är för brett för att direkt kunna användas i lagar.
• EU-förordningen eIDAS (EU) 910/2014 delar in underskrifter i tre kategorier: elektronisk underskrift, avancerad elektronisk underskrift och kvalificerad elektronisk underskrift. I förordningen specificeras vilka krav som gäller för respektive underskriftstyp och detta används sedan i olika EU-länders lagar.
• Den svenska myndigheten DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) har valt att använda begreppen ”e-underskrift” respektive ”e-stämpel”. E-underskrifter finns dock i olika varianter: vanlig, avancerad och kvalificerad och dessa följer EU-förordningen eIDAS. ”E-stämpel” används när en organisation är undertecknare.
I denna artikel använder vi begreppet ”accept” eftersom vi tycker att det bäst motsvarar avsikten ”att acceptera” ett avtal. Hur man praktiskt väljer ”att acceptera” ett avtal görs genom att välja ”signeringsmetod”, mer om detta nedan.
Lista vilka dokumenttyper som behöver "accept"
Avtal i olika former är kanske det man först tänker på i relation till accept men det finns många andra dokument där det krävs en accept. Det finns förstås ett oräkneligt antal dokument som kan nämnas men nedan lista ger några exempel.
• Kundavtal. Klassiskt använt skall en kund acceptera ett avtal som beskriver vilka villkor som gäller för en inköpt vara eller en tjänst.
• Leverantörsavtal. Ett leverantörsavtal beskriver villkor som gäller mellan kund och leverantör. Det kan gälla en leverans av produkter eller tjänster. Leverantören vill här vanligen ha en accept från kunden men det är är inte ovanligt att båda parter ger accept, dvs "undertecknar" avtalet.
• Anställningsavtal. Alla anställningar kräver enligt lag en accept från arbetstagaren.
• Samarbetsavtal. Samarbetsavtal kan omfatta många olika avtalsparter. Ett exempel är aktieägaravtal. Att få accept från alla inblandade avtalsparter om det är många parter kan vara en riktig tidstjuv.
• Hälsodeklarationer. Ofta måste denna "undertecknas" av dig för att den skall räknas som giltig, dvs du gör en accept av att dokumentet är korrekt.
• Besiktningsprotokoll. Utförs en husbesiktning vill du som beställare kunna ge en accept på att du mottagit och accepterat innehållet i besiktningsprotokollet. Likaså är det viktigt att personen eller företaget som utfört besiktningen "undertecknar", dvs intygar, att dokumentet är korrekt.
• Certifieringsdokument. Många certifieringar är styrda av lagkrav eller policydokument och kanske utförs av en extern part som också "skriver under" dokumentet. Detta är en typ av accept.
• Sekretessavtal. Leverantörer, anställda, nya kunder. I många fall krävs ett sekretessavtal för att börja utbyta information och en accept av ett sådant avtal är en nödvändighet.
Gå igenom hur olika signeringsmetoder fungerar
Som vi nämnt tidigare använder vi i denna artikel ordet ”accept” för att beskriva handlingen att acceptera ett avtal eller dokument. Att praktisk genomföra en accept kan göras på många olika sätt och vi kallar dessa ”signeringsmetoder”. Några signeringsmetoder med förklaringar:
• Signering på papper. Det kanske vanligaste sättet att ge en accept är fortfarande att skriva sin signatur på ett pappersdokument även om e-signering växer snabbt i Sverige. Om ni använder en avtalstjänst eller en underskriftstjänst är det således viktigt att den stödjer signering på papper. Notera att ett underskrivet pappersdokument måste sparas i original för att kunna användas juridiskt vid tvist i domstol.
• Signera via SMS. Signatören behöver kunna granska dokumentet. Granskningen kan göras antingen digitalt eller på papper. Därefter anger signatören en kod som erhållits från motparten via SMS. Signeringsmetoden knyter ett mobilnummer till accepten av dokumentet, dvs ingen person kan knytas direkt till accepten. I många fall räcker dock detta långt. För dig som använder en avtalstjänst på webben är det viktigt att man kan knyta det accepterade dokumentet till utskick av SMS samt accepten.
• Signera via e-post. Denna metod är väldigt lik signering via SMS. Signatören behöver kunna granska dokumentet. Granskningen kan göras antingen digitalt eller på papper. Därefter anger signatören en kod som erhållits från motparten via e-post. Signeringsmetoden knyter en e-postadress till accepten av dokumentet, dvs ingen person kan knytas direkt till accepten. Signering via e-post kan göras juridiskt säkrare genom att bara tillåta att signatören använder en e-postadress som ägs av ett företag. På det sättet kan man även koppla ett företag till accepten. För dig som använder en avtalstjänst på webben är det viktigt att man kan knyta det accepterade dokumentet till utskicket av mejl samt accepten i sig.
• Signera på skärm. Används exempelvis när man vill få en accept från en kund i butik eller en accept på att en paketleverans mottagits. Signatören ritar sin signatur direkt på en skärm. Metoden är lätt att manipulera och bör inte användas vid distanssignering men då man har fysisk kontakt med signatören är den enkel och intuitiv att använda. . För dig som använder en avtalstjänst på webben är det viktigt att man kan knyta det accepterade dokumentet till den sparade digitala signaturen.
• E-signering eller e-underskrift. Alla de digitala signeringsmetoderna ovan är exempel. Även kombinationer av ovanstående kan användas för att öka den juridiska säkerheten och vissa fall öka tydligheten. Till exempel kan signering på skärm kombineras med SMS signering för att både få en visuell signatur i dokumentet och en koppling till ett mobilnummer.
• Avancerad e-underskrift. Hit räknas bland annat svenskt BankId som de allra flesta i Sverige har använt för att logga in och signera exempelvis betalningsuppdrag i internetbankerna. Både avtal och dokument kan signeras med denna signeringsmetod. BankId är i Sverige en mycket bra signeringsmetod eftersom många har tillgång till den och signeringsmetoden stöds av hela det svenska banksystemet som en juridiskt säker signeringsmetod. Notera dock att svenska myndigheter i många fall inte accepterar dokument med en avancerad e-underskrift. Anledning till detta är att det uttryckligen måste stå i den lag som används, att avancerade e-underskrifter kan användas, för att en myndighet ska kunna acceptera detta.
• Kvalificerad e-underskrift. Kvalificerade e-underskrift är endast möjliga att genomföra genom att först ha haft kontakt med en så kallad godkänd tillhandahållare och mot dem genomgått en identifieringsprocess av dig som person. Det är reglerat på EU-nivå hur detta går till och fördelen är att kvalificerade e-underskrifter ska accepteras i hela EU. I Sverige finns dock än så länge få godkända tillhandahållare, vilket gör att signeringsmetoden ännu inte är särskilt vanlig. Det är (enligt lag!) tvingande för svenska myndigheter att acceptera dokument som är underskrivna med en kvalificerad elektronisk signatur. Dock är det i dagsläget få svenska myndigheter som rent praktiskt klarar att ta emot och verifiera en sådan underskrift.
• Muntlig accept. En muntlig accept är juridiskt giltig men det är förstås mycket svårt att bevisa att en muntlig accept givits om inte en inspelning gjorts. Om däremot en inspelning av signatörens accept görs är det en bra metod eftersom röster är förhållandevis svåra att förfalska i en inspelning.
Bestäm vilka signeringsmetoder du skall använda
Att välja signeringsmetod är viktigt och vilken signeringsmetod man väljer har betydelse i flera avseenden. Det är också en fördel att tillhandahålla flera olika signeringsmetoder till signatörerna för att minimera risken att någon av parterna inte kan ge accept.
• Hur vill – eller kan – signatörerna ge sin accept? Detta är ofta avgörande när det gäller företag eller organisationer som behöver ett snabbt ”ok vi accepterar” från en kund eller en medlem. Tänk på att signatur på papper bör finnas med som en av signeringsmetoderna eftersom detta fortfarande är mycket vanligt. Genomför du hemförsäljning eller vill ha accept från kund i butik bör signera på skärm finnas med som alternativ. En annan aspekt som kan vara viktig är om det krävs särskild mjuk- eller hårdvara för att genomföra accept. Hur får mottagaren isåfall tillgång till denna?
• Vilka signeringsmetoder kan du eller ditt företag acceptera från andra avtalsparter? Styrande är hur ”juridiskt säker” accepten behöver vara. Ett exempel från företagsvärlden är ett avtal om hemstäd. I detta fall kan det mycket väl räcka med att kunden signerar via SMS eller e-post eftersom städföretaget aldrig skulle driva en tvist vidare i domstol. Å andra sidan kräver ett livförsäkringsavtal en juridiskt väldigt säker accept, exempelvis BankId, eftersom det rör större belopp och man vill kunna driva en eventuell tvist till domstol.
• Finns det lagkrav som styr vilken typ av signatur som får användas för ett visst dokument? Dokument som skall in till myndigheter är typexempel. Här måste man själv undersöka vilka signeringsmetoder som accepteras av myndigheten i fråga. Tänk också på att myndigheterna jobbar på att digitalisera sig vilket innebär att godkända signeringsmetoder kan ändras över tid.
• Hur får mottagaren reda på att du vill ha en accept på ett visst avtal? Det vanliga för några år sedan var att skicka avtal via brev till mottagaren att skriva under och returnera. För vissa avtalstyper används detta fortfarande och man kan också behöva skicka dokumentet som rekommenderat brev för att säkerställa (juridiskt) att mottagaren fått tillgång till dokumentet. I moderna avtals- eller underskriftstjänster skickas ofta en notifiering via e-post eller SMS att det finns ett dokument att acceptera. Du bör undersöka hur meddelanden kan skickas till mottagaren och om de signeringsmetoder du önskar kan användas.
• Om du hanterar större volymer dokument, vad är mest praktiskt och tidseffektivt? Att låta kunder signera på papper eller att skicka ut avtal via brev leder oundvikligen till att en stor mängd dokument måste hanteras. Dels måste de signerade pappersdokumenten sparas fysiskt av lagliga skäl, dels tvingas signatören att spara ”sin kopia” på papper. Ofta vill man också skanna pappersdokumenten och läsa in dessa i ett system för dokumenthantering. Att satsa på en helt digital process sparar både tid och pengar.
Med Avtalsbanken hanteras avtal och dokument i ett helt digitalt arbetsflöde från utkast till accept. Du kan välja tillåtna signeringsmetoder och accepterade dokument sparas automatiskt i ett strukturerat e-arkiv för vidare hantering.
Kartlägg hur avtal och dokument skall hanteras efter accept
För de företag och organisationer som hanterar många dokument uppstår snabbt ett behov att på ett strukturerat sätt kunna hantera accepterade dokument och innehållet i dessa. Det går för långt att i denna artikel beskriva hur detta görs på ett bra sätt, men en viktig aspekt är att det är en fördel att kunna genomföra både inhämtande av accept och dokumenthantering av accepterade dokument i ett och samma system.
Vill du läsa mer om modern avtalshantering? Följ länken till artikeln 'Hur företag kan ersätta avtalspärmen med digital avtalshantering'.Visa mig mer
Dags att komma igång?
Efter att ha läst denna artikel är du förhoppningsvis lite mer orienterad om vilka av ditt företags avtal och dokument som behöver accept, vilka signeringsmetoder som finns och vilka ditt företag kan använda. Vi har också berört vikten av att tänka igenom hela processen, dvs hur avtal och dokument hanteras från utkast till arkivering.
Kanske har du dessutom upptäckt nya möjligheter som du vill prova? Om du har frågor kan du alltid ta kontakt med oss på Avtalsbanken för en diskussion.
Nedan listas en del källor för den som är intresserad av mer information.
Vill du kontakta oss för mer information? Mejla frågor till sales@avtalsbanken.se eller fyll i dina uppgifter i kontaktformuläret så tar vi kontakt.Visa mig mer
I Sverige finns en särskild myndighet som ansvarar för att samordna digitaliseringen av offentliga förvaltningar. DIGG – Myndigheten för digital förvaltning.Visa mig mer
BankId i SverigeVisa mig mer
Bolagsverket om elektroniska underskrifterVisa mig mer