7 steg till digital avtalshantering

En man sitter framför en datorskärm där han jobbar med digital avtalshantering och kan hantera, signera och bevaka avtal.

Tips hur du kan börja använda digital avtalshantering

Redo att hantera dina avtal digitalt? Här ger vi tips hur du kan börja arbeta helt digitalt med dina avtal.

Vi kikar dels på vad molnbaserade fil-lagringstjänster kan lösa, dels vad en avtalstjänst ger dig om du väljer den vägen. Texten riktar sig främst till dig som företagare och läser du detta som privatperson får du filtrera bort det som är företagsspecifikt.

Det finns en mängd olika fil-lagringstjänster och sannolikt har du redan bekantat dig med några av dem. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox och Apple iCloud är exempel. Tjänsterna erbjuds till både privatpersoner och företag - där företagsvarianterna har fler funktioner. Samma gäller marknaden för molnbaserade avtalstjänster.

Ladda upp avtal

Har du avtalet på papper behöver du först skanna det. Antingen till en bild eller PDF (dvs en bild inuti en PDF). Om avtalen ligger som bilagor till ett mejl så behöver du först spara ned filerna på hårddisken.

Sedan skiljer sig proceduren något åt beroende på lösning.

• Ladda upp ett enstaka avtal. De flesta filhanteringstjänster har klienter som du kan synkronisera delar av din hårddisk med molnet. Det gör att du kan använda lämplig folder på din hårddisk som avlämningspunkt. Molnbaserade avtalssystem erbjuder även webbaserade uppladdningsgränssnitt, vilket även filhanteringstjänsterna har.

• Ladda upp ett avtal med bilagor i separata dokument. Avtal med bilagor vill man ha möjlighet att hålla ihop i en och samma logiska enhet när man hanterar avtal digitalt. Motsvarigheten för pappersavtal är en mapp eller liknande där alla dokument som hör till samma avtal sparas. Det enklaste vägen att hålla ihop ett avtal i en filhanteringstjänst är att skapa separata foldrar för respektive avtal. Så att avtal med bilagor hamnar i samma folder. Ett annat att använda ett gemensamt prefix i namnet på respektive fil. Då kan du fortsätta använda både filsynkronisering och webbaserad uppladdning. Ett tredje alternativ är att märka upp filerna med något attribut som binder samman dem. Vissa, men inte alla avtalssystem, har fullt stöd för bilagor. Saknas det får du falla tillbaka på namngivning eller kanske foldrar om det sådan struktur tillåts.

• Ladda upp många avtal samtidigt. De stora filhanteringstjänsterna har bra stöd för att ladda upp filer i bulk. Vissa avtalssystem har det också. Om det är en viktig funktion - undersök först vilket stöd din lösning ger dig.

Oavsett lösning behöver bör du försäkra dig om att uppladdade bilder/pdf kan tolkas till text. Utan det får du inte fritextsök.

Tagga avtal - lägg till metadata

För att illustrera olika typer av information som kan kopplas till ett avtal visar bilden några exempel detta. — Det finns många olika typer av information som man kan vilja relatera till avtal

Vissa avtal eller avtalstyper har du säkert behov av att komplettera med extra information. Det kan vara nyckelord, kommentarer, löptider för avtalet, avtalsparter etc.

• Filhanteringstjänsterna hanterar ofta valfria attribut på filerna. Åtminstone när du laddar upp eller administrerar filer via webbgränssnittet. Hur väl du kan synkronisera attribut från/till en lokal hårddisk beror på leverantör och lokala datorns operativsystem.

• Väljer du avtalstjänsten bör det ge dig möjligheter att märka upp avtal med valfri mängd data. Var även uppmärksam på vilka så kallade datatyper som stöds. Om du anger ett datum, sparas det så som datum eller som text. Det inverkar på hur du kan utföra sök, filtrera resultat samt sätta larm

• Om attribut inte fungerar, fundera då på om det är ett alternativ att hantera metadata i en separat fil i anslutning till avtalet. En digital variant av post-it-lappen. Enkelt – och kanske tillräckligt bra.

• Avtalssystemen har ett försprång här i att de löser en specifik uppgift, och har anpassats för det. Därför kan du räkna med att det finns stöd för hantering av metadata såsom avtalets livscykel, giltighetstider, avtalsägare, avtalsparter osv.

Reglera åtkomst

Fler än du som behöver ladda upp och komma åt avtalen? Detta löser filhanteringstjänsterna genom delade foldrar. Det fungerar fint även för synkronisering till lokala hårddisken. Självklart löser du det även med webbgränssnitten, oavsett val av plattform.

• När det gäller säkerhet (begränsa åtkomst) blir svaret helt beroende av hur dina krav ser ut. Filhanteringstjänsterna kan hantera användares rättigheter på filnivå och stöder oftast en rollbaserad säkerhetsmodell (även kallad RBAC).

• Har ditt företag en identitetshantering? Om den kan integreras med leverantörens system för identitet och åtkomsthantering blir det mycket enklare att hantera rollbaserad åtkomst. Det samma gäller för avtalssystem. Ta kontakt med din tilltänkta leverantör för att reda ut om du kan få till accessrättigheterna så som du önskar.

Bestäm hur sökning skall fungera

System för digital avtalshantering med stöd för fritextsökning och bevakning har olika möjligheter i att söka och hitta avtalsinformation och det är viktigt att förstå vilka skillnader som finns och vilka krav ditt företag har. — Ett system för digital avtalshantering som möjliggör fritextsökning och bevakningar förenklar

Sök är närbesläktat med åtkomst men förtjänar en egen rubrik.

• Filhanteringstjänsterna har ofta ett webbaserat gränssnitt för fritextsök i filerna. Undersök vilka möjligheter du har att söka på filattribut, eftersom det påverkar nyttan med hur du kan hantera metadata

• Väljer du att ha dina filer synkroniserade mot lokal disk kan du använda datorns sökfunktioner. Då är det datorns operativsystem som sätter begränsningarna.

• Molnbaserade avtalstjänster har såklart sök och filtrering anpassat just för avtal.

Oavsett lösning - var uppmärksam på att sök måste vara säkerhetsfiltrerad utifrån hur du har satt upp åtkomsträttigheter. Om ett avtal är tillgängligt för en användare ska det även gå att söka fram. Och om inte - då får det heller inte visas ett söksvar.

Skapa arbetsflöden

Vissa avtalsflöden tenderar att beröra flera olika discipliner i ett företag. Ett kundavtal kanske behöver passera både sälj-, ekonomi- och leveransorganisationen.

• Filhanteringstjänsterna har ett högst begränsat stöd att erbjuda – men det går t.ex. att använda “share/dela” som finns i tjänsterna för att via mejl skapa enkla arbetsflöden

Behövs mer struktur, stöd och spårbarhet bör du undersöka vilka avtalstjänster som erbjuder sådana funktioner.

Säkerställ GDPR och Schrems II

Är det företagets avtal som ska digitaliseras behöver du även sätta dig in i VAD som lagras, samt VAR och HUR det lagras. Ämnet är för omfattande för att hanteras här.

Oavsett vilken plattform du väljer - läs på hur leverantören efterlever regelverken. Kontakta dem med dem dina frågor.

Vill du få tillgång till ett white-paper med information om hur Avtalsbankens webbtjänst för digital avtalshantering kan användas för att uppfylla registrerades rättigheter enligt GDPR? Fyll i dina uppgifter i kontaktformuläret så mejlar vi dig.Visa mig mer

Välj lösning

Valet av teknisk lösning underlättas av att du först kartlagt vilka funktioner som är krav, bra att ha respektive oväsentliga. Som privatperson är det en okomplicerad uppgift. Om du gör det för ett företag finns det många misstag att undvika med ett gott förarbete.

I artikeln 'Vad bör du tänka på vid val av avtalslösning' finns mer informationVisa mig mer

Vill du kontakta oss för mer information? Mejla frågor till sales@avtalsbanken.se eller fyll i dina uppgifter i kontaktformuläret så tar vi kontakt.Visa mig mer